Na osnovu člana 68. stav 4. Zakona o arhivskoj djelatnosti ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 119/08) i člana 82. stav 2. Zakona o republičkoj upravi ("Službeni glasnik Republike Srpske", br. 118/08 i 11/09), ministar prosvjete i kulture donosi

PRAVILNIK

O PROSTORNIM, KADROVSKIM I FINANSIJSKIM USLOVIMA ZA OSNIVANjE I POČETAK RADA ARHIVA

(Objavljen u "Sl. glasniku RS", br. 43 od 20. maja 2010)

Član 1.

Ovim pravilnikom propisuju se uslovi u pogledu prostora, kadra i finansijskih sredstava za osnivanje i početak rada arhiva.

Član 2.

Arhivi se mogu osnovati i početi sa radom, odnosno obavljati arhivsku djelatnost ako su, pored opštih uslova utvrđenih Zakonom o sistemu javnih službi ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 68/07), obezbijeđeni i sljedeći posebni uslovi:
a) odgovarajuće prostorije za rad i prostorije za smještaj arhivske građe i njeno korišćenje,
b) minimalan broj stalno zaposlenih stručnih arhivskih radnika i
v) finansijska sredstva za osnivanje i početak rada, kao i trajan izvor sredstava za održavanje prostorija, opreme i arhivske građe.

Član 3.

(1) Arhiv mora da obezbijedi odgovarajuće prostorije za rad i za smještaj arhivske građe.
(2) Pod odgovarajućim prostorijama podrazumijevaju se prostorije:
a) smještene u objektima čvrste konstrukcije u stambenom ili poslovnom području,
b) izgrađene od nezapaljivih ili teško zapaljivih materijala,
v) udaljene od proizvodnih i energetskih postrojenja kod kojih postoji povećana opasnost od eksplozija, požara ili ispuštanja povećane koncentracije štetnih materija,
g) koje imaju obezbijeđen odgovarajući vatrogasni prilaz,
d) u kojima nema vodovodnih, kanalizacionih i plinskih instalacija, elektroinstalacija i uređaja centralnog grijanja bez odgovarajuće zaštite, uključujući i zaštitu od nadiranja podzemnih i nadzemnih voda i
đ) koje su zaštićene od neovlašćenog pristupa.

Član 4.

(1) Arhiv mora da obezbijedi prostorije za smještaj preuzete arhivske građe (u daljem tekstu: arhivski depo) najmanje za pet narednih godina.
(2) Veličina arhivskog depoa mora da odgovara količini građe koju će arhiv čuvati, s tim da se na 100 m2 prostora može uslovno smjestiti 600 m1 arhivske građe.
(3) Arhivski depoi moraju da budu:
a) suvi i zračni, zaštićeni od neposrednog djelovanja sunčeve svjetlosti,
b) odvojeni od ostalih prostorija u objektu,
v) zaštićeni od neovlašćenog pristupa,
g) snabdjeveni opremom za odlaganje arhivske građe, koja je primjerena vrsti i obliku građe,
d) opremljeni sistemom za automatsku dojavu požara i protivprovalnim sistemom i
đ) snabdjeveni opremom za početno gašenje požara.

Član 5.

Arhiv mora da obezbijedi odgovarajuće radne i pomoćne prostorije namijenjene:
a) za rad stručnog, administrativnog i pomoćnog kadra,
b) za prihvat i tehničku obradu građe prilikom preuzimanja,
v) za čišćenje i isprašivanje građe,
g) za fizičko sređivanje građe,
d) za rad pisarnice, odnosno prijem stranaka,
đ) za čitaonicu,
e) za sanitarni čvor i
ž) za spremište potrošnog materijala.

Član 6.

(1) Radne i pomoćne prostorije iz člana 4. ovog pravilnika moraju ispunjavati uslove predviđene opštim mjerama i normativima zaštite na radu za građevinske objekte namijenjene za radne i pomoćne prostorije.
(2) Mjere i normativi iz prethodnog stava naročito se odnose na:
a) obezbjeđenje dimenzija i uređenje prostora i prostorija, kao i njihovih dijelova,
b) održavanje propisane temperature, čistoće vazduha i osvjetljenja i
v) obezbjeđenje od požara i drugih opasnosti, tj. drugih elemenata koji mogu uticati na bezbjednost lica na radu, kao i održavanje čistoće i uređaja u cilju zaštite životne sredine.

Član 7.

(1) Prostorije za rad stručnog, administrativnog i pomoćnog kadra treba da budu zaštićene od neovlašćenog pristupa, u radno vrijeme i van radnog vremena, opremljene radnim stolovima, ormarima i drugom opremom koja odgovara namjeni svake pojedine prostorije.
(2) U prostoriji u koju se u okviru radnog procesa unosi arhivska građa obezbjeđuje se ormar koji se može zaključati.
(3) U radnim prostorijama se obezbjeđuje potrebna računarska oprema i komunikaciona mreža.

Član 8.

(1) Arhiv obavezno obezbjeđuje prostoriju za prijem, registrovanje i informisanje korisnika i čitaonicu.
(2) Na ulazu u objekat ili dio objekta koji je otvoren za korisnike i posjetioce, ukoliko nije obezbijeđeno dežurstvo radi nadzora ulaska korisnika ili posjetilaca, ugrađuje se oprema za nadzor.

Član 9.

(1) Pristup čitaonici projektuje se tako da joj se pristupa bez prolaska kroz radne ili spremišne prostorije.
(2) Čitaonica se oprema radnim stolovima i stolicama, policama sa informativnim sredstvima, kao i priručnom literaturom i neophodnim kancelarijskim materijalom, uz obezbjeđenje adekvatnog osvjetljenja.
(3) U čitaonici se obezbjeđuju najmanje četiri mjesta za nesmetan rad istraživača i drugih korisnika i najmanje jedno mjesto za dežurnog radnika, koje mu omogućava diskretan nadzor nad čitaonicom i njenim korisnicima.
(4) Arhiv koji čuva građu za čije su korišćenje potrebna tehnička sredstva ili uređaji u čitaonici obezbjeđuje najmanje jedno mjesto s uređajem za pregled ove građe.
(5) Uz čitaonicu se obezbjeđuju garderoba i prostorija za odmor istraživača i drugih korisnika.

Član 10.

Arhiv Republike Srpske, Kinoteka Republike Srpske i arhivi jedinica lokalne samouprave dužni su da obezbijede prostoriju za postavljanje manjih izložbi arhivskih dokumenata i prijem grupa posjetilaca.

Član 11.

(1) Arhivi koji obavljaju restauraciju i konzervaciju građe dužni su da obezbijede i opreme laboratoriju za restauraciju i konzervaciju, sa priručnim spremištem ili ormarom za bezbjedno čuvanje građe primljene na obradu i sa spremištem repromaterijala.
(2) Arhivi koji obavljaju zaštitno ili sigurnosno snimanje građe dužni su da, u zavisnosti od tehnologije snimanja, obezbijede i na odgovarajući način opreme prostoriju za snimanje, sa priručnim spremištem ili ormarom za bezbjedno čuvanje građe primljene na obradu i sa spremištem repromaterijala.

Član 12.

(1) Arhiv je dužan da obezbijedi mikroklimatske, hemijsko-biološke i fizičke uslove za zaštitu