Na osnovu člana 29. stav 7. Zakona o arhivskoj djelatnosti ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 119/08) i člana 82. stav 2. Zakona o republičkoj upravi ("Službeni glasnik Republike Srpske", br. 118/08 i 11/09), ministar prosvjete i kulture, na prijedlog Arhiva Republike Srpske, donosi

PRAVILNIK

O POSTUPKU ODABIRANjA ARHIVSKE GRAĐE, KRITERIJUMIMA I NAČINU NjENOG VREDNOVANjA

(Objavljen u "Sl. glasniku RS", br. 43 od 20. maja 2010)

Član 1.

Ovim pravilnikom propisuju se postupak odabiranja arhivske građe, kriterijumi i način njenog vrednovanja, postupak valorizacije dokumentarne građe i odabiranja arhivske iz dokumentarne građe.

Član 2.

Odabiranje se vrši izdvajanjem onih dijelova dokumentarne građe koji su od trajne vrijednosti i značaja za nauku, kulturu, druge društvene potrebe i za pravnu zaštitu lica, odnosno koji imaju svojstvo arhivske građe.

Član 3.

Odabiranje arhivske građe iz dokumentarne građe vrši se nakon sprovedenog postupka valorizacije dokumentarne građe.

Član 4.

(1) Odabiranje arhivske građe vrši se kod imaoca u čijem je radu nastala dokumentarna građa ili se kod njega nalazi po bilo kom pravnom osnovu.
(2) Odabiranje arhivske građe obavlja se u skladu sa odredbama ovog pravilnika i pisanim uputstvima nadležnog arhiva.

Član 5.

Iz dokumentarne građe koja je nastala do kraja 1945. godine odabiranje arhivske građe obavlja se samo u Arhivu Republike Srpske.

Član 6.

Odabiranje arhivske građe obavlja se na osnovu liste kategorija dokumentarne građe sa rokovima čuvanja (u daljem tekstu: lista kategorija).

Član 7.

Lista kategorija je sastavni i obavezni dio opšteg akta o sistemu kancelarijskog poslovanja, a utvrđuje je imalac dokumentarne građe u čijem je radu građa nastala ili se kod njega nalazi.

Član 8.

(1) Lista kategorija sadrži: uvod, naziv, istorijat stvaraoca dokumentarne građe (arhivskog fonda), redni broj, klasifikacioni znak, naziv kategorisanog dokumentarnog materijala, rok čuvanja, vrstu nosača zapisa, odredbu o primjeni liste, potpis, pečat, djelovodni broj i datum.
(2) Uvod sadrži pravni osnov za utvrđivanje liste kategorija i naziv imaoca koji utvrđuje listu.
(3) Naziv liste kategorija glasi: "Lista kategorija dokumentarne građe sa rokovima čuvanja" i sadrži naziv stvaraoca dokumentarne građe (arhivskog fonda).
(4) Istorijat stvaraoca dokumentarne građe (arhivskog fonda) sadrži podatke o osnivanju i statusnim promjenama, djelatnosti, unutrašnjoj organizaciji, kompletnosti, originalnosti i fizičkom stanju građe.
(5) Redni broj ispisuje se arapskim brojevima, u kontinuitetu, od prvog do posljednjeg broja kategorisanog materijala obuhvaćenog listom kategorija.
(6) Klasifikacioni znak je numerički, alfabetski ili alfa numerički znak koji određuje mjesto pojedinog zapisa u sistemski uređenom planu klasifikacije, ustrojenom na više nivoa, koji je osnov za evidentiranje, pohranjivanje i pretraživanje zapisa.
(7) Naziv kategorisanog dokumentarnog materijala određuje se prema vrsti i sadržaju zapisa i međusobno se razlikuje po roku čuvanja.
(8) Nosač zapisa je konvencionalni ili elektronski nosač na kojem je zapisan sadržaj u skladu s oblikom zapisa.
(9) Rok čuvanja izražava se u listi kategorija numerički (1 godina, 2 godine, 5 godina, 10 godina itd.), oznakom "trajno" i oznakom "arhivska građa".

Član 9.

(1) Trajno se čuva dokumentarna građa koja:
a) sadrži podatke od značaja za istoriju, druge naučne oblasti i kulturu uopšte,
b) je od značaja za pravnu zaštitu pojedinaca ili grupa na koje se odnosi,
v) omogućava pouzdan, autentičan i cjelovit uvid u djelatnost i funkcije njenog stvaraoca,
g) je potrebna u poslovanju ili u svrhu sprovođenja nadzora nad poslovanjem,
d) ima informacionu vrijednost u odnosu na poznate izvore informacija,
đ) je od interesa za uvid javnosti u činjenice sadržane u njoj,
e) ima svojstva kulturnog dobra i
ž) koja se trajno čuva u skladu sa posebnim propisima.
(2) Prilikom utvrđivanja dokumentarne građe za trajno čuvanje imalac se pridržava sljedećih kriterijuma:
a) sadržajna vrijednost dokumenta (mjesto, položaj i društveni uticaj stvaraoca građe; status i djelokrug stvaraoca; položaj i mjesto stvaraoca u hijerarhijskoj društveno-političkoj strukturi; nadležnost, funkcije i zadaci stvaraoca; stepen i značaj novih podataka i informacija u dokumentu; podaci u dokumentu o novim društvenim procesima, hronološka i faktografska vrijednost dokumenta; značaj podataka o istaknutim društvenim i političkim ličnostima),
b) društveno-istorijske okolnosti i uslovi nastanka dokumenta (stepen sačuvanosti građe; specifičnost istorijskih uslova pod kojima je nastao dokument) i
v) spoljašnja obilježja dokumenta (autentičnost, originalnost, vrsta, potpunost spoljašnjih obilježja, (ne)ponovljivost sadržaja, rukopisna vrijednost, jezik, pismo, materijal i forma dokumenta; tekst i idejno-umjetnički simboli štambilja i pečata na dokumentu).

Član 10.

(1) Nadležni arhiv će u pisanom uputstvu imaocu, odnosno stvaraocu javne dokumentarne građe za koji je nadležan pobliže urediti način primjene kriterijuma iz člana 9. ovog pravilnika i utvrditi popis dokumentarne građe koja ima značaj arhivske građe.
(2) Uputstvo iz stava 1. ovog člana mora da bude zasnovano na organizacionoj strukturi imaoca, odnosno stvaraoca javne dokumentarne građe i sistemu klasifikacije akata/predmeta koji primjenjuje.
(3) Uputstvo za organe republičke uprave, jedinice lokalne samouprave, pravosudne organe i pravobranilaštvo temelji se na sistemu klasifikacije dokumentacije koji je utvrđen posebnim propisima o kancelarijskom poslovanju ovih organa.
(4) Arhiv Republike Srpske obezbjeđuje usklađenost uputstava iz stava 1. ovog člana.

Član 11.

Imalac, odnosno stvaralac javne dokumentarne građe dužan je da nadležnom arhivu dostavi podatke o svojim nadležnostima i funkcijama, predmetu poslovanja, organizacionoj strukturi, ustrojenom sistemu kancelarijskog poslovanja i evidencijama o dokumentarnoj građi, kao i podatke od značaja za valorizaciju njegove dokumentarne građe.

Član 12.

Za dokumentarnu građu koja se ne čuva trajno, odnosno koja nema karakter arhivske građe rokovi čuvanja utvrđuju se u zavisnosti od poslovnih potreba stvaraoca i u skladu sa posebnim propisima.

Član 13.

(1) Prijedlog liste kategorija dostavlja se nadležnom arhivu radi davanja saglasnosti na njenu primjenu.
(2) Nadležni arhiv je dužan da u roku od 30 dana po prijemu prijedloga liste da saglasnost, odnosno da prijedlog liste sa