Na temelju članka 47. Zakona o pravobraniteljstvu ("Narodne novine Županije Posavske" broj 1/96), ministar pravosuđa i uprave, donosi

PRAVILNIK

o poslovanju i vođenju evidencija u javnim pravobraniteljstvima Županije Posavske

(Objavljeno u "Nar. novinama Županije Posavske", br. 1 od 26 februara 1998)

IOPĆE ODREDBE

Članak 1.

Pravilnikom o poslovanju i vođenju evidencija u javnim pravobraniteljstvima Županije Posavske (u tekstu koji slijedi: Pravilnik), uređuje se unutarnje poslovanje i vođenje evidencija u županijskom javnom pravobraniteljstvu i općinskim javnim pravobraniteljstvima Županije Posavske (u tekstu koji slijedi: Pravobraniteljstvo).

Članak 2.

Unutarnje poslovanje obuhvata vršenje administrativnih, upravnih, financijskih i tehničkih poslova u Pravobraniteljstvu.

Članak 3.

O sprovođenju Pravilnika u županijskom javnom pravobraniteljstvu stara se županijski javni pravobranitelj, a u općinskim javnim pravobraniteljstvima općinski javni pravobranitelji.

IIPOSLOVI UPRAVE U PRAVOBRANITELjSTVU

Članak 4.

U poslove uprave u Pravobraniteljstvu spadaju poslovi kojima se osiguravaju potrebiti uvjeti za pravilan rad i poslovanje Pravobraniteljstva, a poglavito:
- rukovođenje i organiziranje rada u Pravobraniteljstvu,
- staranje da se poslovi i zadaci vrše uredno i blagovremeno,
- materijalno-financijsko poslovanje u Pravobraniteljstvu,
- poslovi u svezi s radnim odnosima uposlenih u Pravobraniteljstvu,
- poslovi statistike,
- staranje o stručnom osposobljavanju i usavršavanju djelatnika,
- drugi poslovi za koje je to određeno Zakonom i Pravilnikom.

Članak 5.

Pravobranitelji organiziraju rad u Pravobraniteljstvima i poduzimaju mjere da se poslovi uprave Pravobraniteljstva obavljaju u skladu sa Zakonom i Pravilnikom.
Pravobranitelji rukovode poslovima uprave Pravobraniteljstva.

IIIADMINISTRATIVNO-TEHNIČKI I RAČUNOVODSTVENO-MATERIJALNI POSLOVI

Članak 6.

Administrativno - tehnički i računovodstveno - materijalni poslovi u Pravobraniteljstvu vrše se u pisarnici.
Radom pisarnice neposredno rukovodi djelatnik određen aktom o unutarnjoj organizaciji.

A) Postupanje sa pismenima

1. Primanje pismena

Članak 7.

Primanje podnesaka, spisa, brzojava, telefaksa, paketa i drugih pismena vrši se u tijeku radnog vremena u pisarnici.
Primanje pismena koja se odnose na novčano poslovanje, kao i primanje novca vrši djelatnik koji obavlja računovodstveno-materijalne poslove, a koji može biti zajednički za Pravobraniteljstvo i druga tijela.

Članak 8.

Ako Pravobraniteljstvo nije nadležno za postupanje po određenom pismenu koje podnositelj neposredno predaje, djelatnik koji prima pismeno upozorit će podnositelja i uputiti da pismeno preda nadležnom tijelu.
Ako i nakon tog upozorenja podnositelja zahtjeva da se pismeno primi, primit će pismeno, ali će na njemu zabilježbom naznačiti da je podnositelj upozoren i da mu je data uputa.

Članak 9.

Prilikom neposrednog prijema pismena, djelatnik na prijemu provjerit će urednost pismena i zatražiti da se uočeni nedostaci odmah otklone (nedovoljan broj priloga, nedostatak adresa, potpis i sl.).
Ako podnositelj i nakon upozorenja ne otkloni nedostatke, primit će se neuredno ili nepotpuno pismeno, a na pismenu staviti zabilježbu o upozorenju o kakvom se nedostatku radi.

Članak 10.

Prijem pismena od suda, pravnih i fizičkih osoba, potvrđuje se stavljanjem štambilja, datum prijema i potpisom na dostavnoj knjizi, dostavnici ili povratnici.
Na zahtjev podnositelja pismena izdat će se i posebna potvrda o prijemu, stavljanjem otiska prijemnog štambilja i unošenjem datuma.

2. Otvaranje i pregled pismena

Članak 11.

Pismena primljena u zatvorenim omotima otvara djelatnik pisarnice.
Povjerljiva pismena otvaraju pravobranitelji.
Prilikom otvaranja pismena vodi se računa da se pismena ne oštete: da se prilozi raznih pismena ne pomiješaju, da neka pismena i prilozi ne ostanu u omotu i da se provjeri da li se brojevi napisani kao prilog slažu s brojevima primljenih pismena.

3. Stavljanje prijemnog štambilja

Članak 12.

Na svaki primjerak pismena stavlja se otisak prijemnog štambilja sa datumom prijema pismena.
Otisak prijemnog štambilja stavlja se, po pravilu, na prvu stranu u gornji desni dio pismena. Ako tu nema mjesta, otisak se stavlja na pogodno mjesto na prvoj stranici pismena (obrazac br. 1).

4. Raspoređivanje pismena

Članak 13.

Primljena pismena raspoređuju se prema oznaci odgovarajućeg upisnika.
Pismena hitne prirode i pismena po kojima treba odmah postupiti predaju se u rad bez odlaganja, a ostala pismena u tijeku radnog vremena istog dana kada je pismeno primljeno.

5. Osnivanje predmeta i popis spisa

Članak 14.

Primljena i raspoređena pismena zavode se u odgovarajući upisnik pod datumom kad su primljena, ako se pismenom osniva novi predmet.
Pismeno iz prethodnog stavka stavlja se u omot s oznakom predmeta.

Članak 15.

Oznaka predmeta se sastoji od skraćenog naziva upisnika, rednog broja i posljednja dva broja godine u kojoj je pismeno uvedeno u upisnik.

Članak 16.

Ako se u tijeku postupka nastavi vođenje predmeta pod oznakom drugog upisnika ili se izmijeni oznaka istog upisnika i broj predmeta u istom upisniku, ranija oznaka na omotu predmeta se precrtava i ispod nje stavlja nova oznaka.

Članak 17.

Prilikom osnivanja predmeta, upisničar uvodi u popis spisa prvo pismeno na osnovu kojeg je predmet osnovan i naznačuje broj lista. Uvođenje drugih pismena u popis i označavanje listova vrši se kronološkim redom u pisarnici.

Članak 18.

U popis spisa unose se pismena po redu prijema. Redni broj popisa označava se na pismenu (podbroj).
Listovi spisa označavaju se tekućim brojem crvenom olovkom u desnom gornjem kutu od broja 1. bez obzira na podbroj. Broj lista se upisuje i u odgovarajuću rubriku popisa spisa.

Članak 19.

Primljena i raspoređena pismena kojim se ne osniva novi predmet, nakon stavljanja oznake, ulažu se u predmet na koji se odnose.

6. Sređivanje spisa

Članak 20.

Pismena se ulažu u predmet i spajaju redom kojim su uvedena u popis spisa, tako da pismeno kasnijeg datuma bude iznad pismena ranijeg datuma.
Djelatnik koji unosi pismena u popis spisa dužan je da ih odmah spoji, osim originalne dokumentacije koja se vraća stranci.

7. Predaja predmeta u rad

Članak 21.

Sređene predmete pisarnica predaje u rad.
Predaja i vraćanje predmeta pisarnici vrši se preko interne dostavne knjige i evidentira u upisniku u rubrici za primjedbe.

8. Otpremanje pismena

Članak 22.

Otpremanje pismena radi dostavljanja vrši djelatnik pisarnice istog dana kada je pismeno primljeno.
Na primjerku pismena koji ostaje u Pravobraniteljstvu konstatira se otpremanje, datum otpreme i potpis djelatnika koji vrši otpremanje.

Članak 23.

Sve pošiljke koje se otpremaju putem pošte razvrstavaju se u dvije skupine: obične i preporučene, s tim da se redom upisuju u dostavnu knjigu za poštu.

Članak 24.

Pismena koja se dostavljaju putem kurira i dostavljača zavode se u posebnu dostavnu knjigu.

B) Upisnici, pomoćne knjige i druge evidencije

1. Osnivanje i vođenje upisnika, pomoćnih knjiga i drugih evidencija

Članak 25.

Upisnici služe za upisivanje pismena kojima se u Pravobraniteljstvu osniva određeni predmet, evidentira tijek postupka i pojedine radnje obavljene u