Na osnovu člana 81. Zakona o arhivskoj djelatnosti ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 119/08) i člana 82. Zakona o republičkoj upravi ("Službeni glasnik Republike Srpske", br. 118/08, 11/09, 74/10 i 86/10), uz pribavljeno mišljenje Arhiva Republike Srpske, ministar prosvjete i kulture donosi

PRAVILNIK

O OPŠTIM USLOVIMA ČUVANjA DOKUMENTARNE GRAĐE U DIGITALNOM OBLIKU I POSEBNIM USLOVIMA ČUVANjA SPECIFIČNE DOKUMENTARNE GRAĐE

(Objavljen u "Sl. glasniku RS", br. 64 od 9. jula 2012)

I- OSNOVNE ODREDBE

Član 1.

Ovim pravilnikom uređuju se opšti uslovi zahvatanja, pretvaranja i čuvanja dokumentarne građe u digitalnom obliku, kao i sadržaj opštih akata fizičkih i pravnih lica (u daljem tekstu: lice) koja zahvataju, pretvaraju i čuvaju dokumentarnu, odnosno arhivsku građu u digitalnom obliku.

Član 2.

Pojedini izrazi u ovom pravilniku koriste se u sljedećem značenju:
a) informacioni sistem za upravljanje je sistem za upravljanje dokumentarnom građom u elektronskom ili fizičkom obliku,
b) informacioni sistem za čuvanje je informacioni sistem u kojem su obezbijeđene minimalne funkcije nadzora nad nastajanjem, čuvanjem i pristupom dokumentarnoj građi u elektronskom ili fizičkom obliku u svrhu očuvanja njene upotrebljivosti, cjelovitosti i dostupnosti za sve vrijeme čuvanja i
v) metapodaci su podaci koji opisuju kontekst, sadržaj i strukturu dokumentarne građe i njeno korišćenje tokom vremena.

II- ORGANIZACIONE MJERE U VEZI SA ZAHVATANjEM I ČUVANjEM DOKUMENTARNE GRAĐE U DIGITALNOM OBLIKU I OPŠTI AKT KOJIM SE REGULIŠE ZAHVATANjE I ČUVANjE DOKUMENTARNE GRAĐE U DIGITALNOM OBLIKU

Član 3.

Lice koje zahvata ili čuva dokumentarnu građu u digitalnom obliku sprovodi sljedeće aktivnosti i organizacione mjere:
a) pripremne mjere zahvatanja i čuvanja, u okviru kojih:
1) obavlja prethodno istraživanje,
2) analizira poslovne aktivnosti (popisuje izvore građe, priprema studiju opravdanosti i studije izvodljivosti),
3) utvrđuje zahtjeve za čuvanje,
4) ocjenjuje postojeći sistem za zahvatanje i čuvanje dokumentarne građe u digitalnom obliku i
5) izrađuje plan čuvanja i uspostavljanja informacionog sistema za čuvanje;
b) u skladu sa članom 20. stav 1. Zakona donosi opšti akt o zahvatanju i čuvanju dokumentarne građe u digitalnom obliku, kao i izmjene i dopune opšteg akta o zahvatanju i čuvanju građe u digitalnom obliku u slučaju promjene važećih propisa, tehnološkog napretka i novih stručnih saznanja, te radi otklanjanja nedostataka konstatovanih u postupku internog nadzora;
v) sprovodi mjere čuvanja i
g) određuje i sprovodi mjere postupanja u slučaju odstupanja od odredaba opšteg akta o zahvatanju i čuvanju građe u digitalnom obliku.

Član 4.

(1) Prethodno istraživanje obuhvata ispitivanje funkcija i nadležnosti imaoca, odnosno stvaraoca dokumentarne građe, njegove unutrašnje organizacije, poslovnih i pravnih potreba, te elemenata koji su od značaja ili mogu da utiču na sprovođenje mjera čuvanja dokumentarne i arhivske građe.
(2) Prethodno istraživanje sprovodi se tako što se odredi obim istraživanja, prikupe i dokumentuju relevantne informacije iz zakonskih propisa, opštih akata, stručne literature i pripremi izvještaj o sprovedenom prethodnom istraživanju.

Član 5.

(1) Na osnovu izvještaja o sprovedenom prethodnom istraživanju analiziraju se poslovne aktivnosti i utvrđuju akta kojima se te aktivnosti dokumentuju, pri čemu se posebno utvrđuju potrebe i zahtjevi za dokumentovanje koje nalažu zakonski i podzakonski propisi i poslovne potrebe.
(2) Ukoliko je riječ o dokumentarnoj građi od posebnog značaja ili o znatnoj količini dokumentarne građe, odnosno ako to u stručnom uputstvu naloži nadležni arhiv, priprema se studija opravdanosti i izvodljivosti elektronskog čuvanja dokumentarne građe.

Član 6.

(1) Ocjena postojećih informacionih sistema za čuvanje ili upravljanje dokumentarnom građom obuhvata preispitivanje njihove usklađenosti sa drugim informacionim sistemima, te sa utvrđenim potrebama i zahtjevima za dokumentovanje.
(2) Ocjena iz stava 1. ovog člana sadrži popis postojećih informacionih sistema i procjenu o tome da li oni i u kojoj mjeri zadovoljavaju utvrđene potrebe i zahtjeve za dokumentovanje.

Član 7.

Plan čuvanja i uspostavljanja informacionog sistema za čuvanje sadrži:
a) informaciona i druga rješenja potrebna za otklanjanje uočenih nedostataka i za obezbjeđenje njihove usklađenosti sa utvrđenim potrebama i zahtjevima za dokumentovanje i
b) pripremne mjere za izradu projektne dokumentacije informacionog sistema za čuvanje, i to:
1) pravila o čuvanju dokumentarne i arhivske građe,
2) popis postupaka i zadataka odgovornih lica,
3) korisničke, poslovne i tehnološke zahtjeve za čuvanje i upravljanje dokumentacijom,
4) plan organizacionog i tehnološkog održavanja i obezbjeđenja neprekidnosti poslovanja,
5) plan uspostavljanja sistema elektronskog čuvanja,
6) plan prelaska na novu organizaciju i novi informacioni sistem i eventualno pretvaranje građe iz jednog oblika u drugi i
7) plan osposobljavanja kadrova.

Član 8.

(1) U skladu sa članom 20. Zakona, svi organi, ustanove, društva, pravna i fizička lica koji zahvataju ili čuvaju dokumentarnu građu u digitalnom obliku donose opšta akta koja sadrže odredbe o:
a) unutrašoj organizaciji, broju i kvalifikacionoj strukturi zaposlenih, njihovim zadacima i ovlašćenjima i stručnoj osposobljenosti;
b) upravljanju dokumentarnom građom, i to:
1) prijemu, klasifikovanju, signiranju, evidentiranju i otpremi dokumentacije,
2) zahvatanju i konvertovanju dokumentarne građe,
3) kratkoročnom čuvanju dokumentarne građe,
4) odabiranju, pretvaranju i dugoročnom čuvanju dokumentarne građe,
5) izdvajanju i uništenju bezvrijednog materijala,
6) sprovođenju mjera zaštite građe i eventualnom obezbjeđenju neprekidnog poslovanja,
7) vođenju i sadržaju dnevnika i zapisnika,
8) uspostavljanju sistema, prelaznom periodu i eventualnom masovnom zahvatanju i pretvaranju;
v) infrastrukturi informacionog sistema za čuvanje, koja obuhvata odredbe o:
1) prostorijama i lokaciji za smještaj infrastukture,
2) nadležnostima i zadacima zaposlenog osoblja,
3) posebnim ovlašćenjima zaposlenog osoblja i vanjskih saradnika,
4) fizičko-tehničkoj zaštiti infrastrukture,
5) pristupu u prostorije u kojima je smještena infrastruktura,
6) upravljanju mašinskom opremom,
7) unosu i iznosu opreme i materijala,
8) razvrstavanju informacionih izvora i o upravljanju sa istima,
9) preispitivanju usklađenosti infrastrukture,
10) elektronskoj, odnosno programskoj zaštiti (zaštitne mjere, korišćenje informaciono-komunikacionih sredstava i opreme, prijavljivanje u sistem, zaštitne kopije i slično),
11) internom nadzoru,
12) eksternom nadzoru,
13) postupanju u nepredviđenim situacijama i
14) neprekidnom poslovanju.
(2) Opšta akta o zahvatanju i čuvanju arhivske građe, pored odredbi iz stava 2. ovog člana, sadrže i odredbe o:
a) informacionom sistemu za čuvanje arhivske građe,
b) postupku zahvatanja, konvertovanja i dugoročnog čuvanja arhivske građe,
v) obezbjeđenju neprekidnog poslovanja i
g) zaštiti arhivske građe i njene predaje nadležnom arhivu.

Član 9.

Izuzetno od člana 8. ovog pravilnika, opšta akta organa koji primjenjuju uredbu kojom je regulisano kancelarijsko poslovanje republičkih organa uprave ili akt kojim je regulisano unutrašnje sudsko poslovanje ne moraju da sadrže odredbe o onim pitanjima koja su uređena tim propisima.

Član 10.

Imalac dokumentarne građe u digitalnom obliku može da, na osnovu nalaza i zaključaka do kojih je došao sprovodeći pripremne mjere zahvatanja i čuvanja, donese vlastiti ili da preuzme tipski opšti akt o zahvatanju i čuvanju dokumentarne građe u digitalnom obliku.

Član 11.

(1) Zahtjev za davanje saglasnosti na opšti akt o zahvatanju i čuvanju dokumentarne građe u digitalnom obliku podnosi se Arhivu Republike Srpske (u daljem tekstu: Arhiv).
(2) Arhiv će dati saglasnost na opšti akt za koji ustanovi da je donesen u skladu sa Zakonom, podzakonskim propisima, ovim pravilnikom i opštim tehnološkim uslovima.
(3) U slučaju da opšti akt o zahvatanju i čuvanju dokumentarne građe u digitalnom obliku nije u skladu sa Zakonom, podzakonskim propisima i opštim tehnološkim uslovima, odnosno ukoliko je potrebno izvršiti neke manje korekcije i ispravke, Arhiv će podnosiocu zahtjeva za davanje saglasnosti ostaviti primjeren rok za njihovo otklanjanje.
(4) U slučaju da se nedostaci ne otklone u ostavljenom roku, Arhiv