Na osnovu člana 34. stav 3. Zakona o arhivskoj djelatnosti ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 119/08) i člana 82. Zakona o republičkoj upravi ("Službeni glasnik Republike Srpske", br. 118/08 i 11/09), ministar prosvjete i kulture donosi
PRAVILNIK
O OPŠTIM I POSEBNIM USLOVIMA ČUVANjA JAVNE ARHIVSKE GRAĐE
(Objavljen u "Sl. glasniku RS", br. 53 od 10. juna 2010)
I. OSNOVNE ODREDBE
Član 1.
Ovim pravilnikom propisuju se opći i posebni uslovi čuvanja i zaštite javne arhivske građe i mjere čuvanja i zaštite javne arhivske građe koje provode imaoci iste.
Član 2.
Pod imaocima javne arhivske građe (u daljem tekstu: imaoci) podrazumijevaju se arhivi i imaoci u smislu člana 8. stav 1. Zakona o arhivskoj djelatnosti.
II. MJERE ZAŠTITE ARHIVSKE GRAĐE
Član 3.
(1) Imaoci su dužni da osiguraju odgovarajuće prostorije za smještaj arhivske građe (u daljem tekstu: arhivski depo).
(2) Pod odgovarajućim prostorijama podrazumijevaju se prostorije koje su:
a) suve i zračne, zaštićene od neposrednog djelovanja sunčeve svjetlosti,
b) odvojene od ostalih prostorija u objektu,
v) udaljene od izvora otvorenog plamena i od prostorija u kojima su uskladištene lako zapaljive materije,
g) opremljene sistemom za automatsku dojavu požara i opremom za početno gašenje požara,
d) zaštićene od neovlašćenog pristupa i
đ) snabdjevene opremom za odlaganje arhivske građe, koja je primjerena vrsti i obliku građe.
(3) Arhivski depo služi isključivo za smještaj i čuvanje arhivske građe.
Član 4.
(1) Imaoci su dužni da osiguraju optimalne mikroklimatske, hemijsko-biološke i fizičke uslove za zaštitu arhivske građe od štetnog djelovanja temperature, vlage, svjetlosti, zračenja, prašine, mikroorganizama, insekata, glodara i fizičkih oštećenja.
Član 5.
(1) Imaoci su dužni da arhivsku građu štite od direktnog djelovanja sunčevog svjetla.
(2) U tu svrhu prozorska okna štite se roletnama, bojenjem ili folijama saUVfilterima.
(3) Arhivski depoi se osvjetljavaju običnim sijalicama snage 60Wili neonskom rasvjetom, pri čemu je potrebno voditi računa o tome da obične sijalice emitiraju manjeUVzraka.
(4) Poželjna jačina vještačke rasvjete u depoima i čitaonici je 200-300lx.
(5) Ukoliko se izlaže, arhivska građa se može izložiti rasvjeti jačine do 70 ldž, u trajanju do osam sati dnevno.
(6) Rasvjetna tijela štite se odgovarajućim kućištem.
Član 6.
(1) Optimalni mikroklimatski uslovi za arhivske depoe u kojima se čuva arhivska građa na papiru su: vrijednosti temperature zraka 13-18oCi relativne vlažnosti zraka 55-65%.
(2) Optimalni mikroklimatski uslovi za ostale vrste arhivske građe su:
a) magnetni mediji: temperatura 15 +- 3oCi 30-40% relativne vlažnosti,
b) optički diskovi: temperatura manja od 20oCi 40% relativne vlažnosti,
v)c/b fotodokumenti: temperatura mawa od 18 oCi 30-40% relativne vlažnosti,
g) fotodokumenti u boji: temperatura manja od 20oCi 30-40% relativne vlažnosti,
d) audio zapisi: temperatura 18oCi 30-40% relativne vlažnosti,
đ) mikrofilmovi na acetatnoj podlozi: temperatura 10-15oCi 30-40% relativne vlažnosti,
e) mikrofilmovi na poliesterskoj podlozi: temperatura 18 +-2oCi 30-40% relativne vlažnosti,
ž) izvorna mikrofilmska, filmska i fotografska građa: temperatura 5oCi 30% relativne vlažnosti,
z) kopije mikrofilmske, filmske i fotografske građe: temperatura 10-15oCi 30-40% relativne vlažnosti,
i) filmovi sa pokretnim slikama na acetatnoj i poliesterskoj podlozi: iste vrijednosti kao zac/bfotodokumente i fotodokumente u boji i
j) filmovi sa pokretnim slikama na podlozi od nitroceluloze: specijalna spremišta sa 5-25% relativne vlažnosti.
(3) Mikroklima se reguliše klima-uređajem, odvlaživačima i ovlaživačima ili pravilnim provjetravanjem.
Član 7.
(1) Za kontrolu mikroklime u arhivskim depoima se koriste higrometar i termometar.
(2) Mjerenje relativne vlažnosti i temperature zraka obavlja se u svakom od arhivskih depoa, a u većim arhivskim depoima na svakih 200 m2 skladišnog prostora.
(3) Očitane vrijednosti upisuju se u dnevnik, koji sadrži rubrike:
a) datum očitavanja,
b) vrijeme očitavanja,
v) temperatura (oC),
g) relativna vlažnost (%),
d) ime i prezime lica koje je obavilo očitavanje i
đ) napomena (vanjski vremenski uslovi i sl.).
(4) U slučajevima kada je arhivski depo vlažan ili kada su primjetne znatne oscilacije temperature i vlažnosti, očitavanje se vrši najmanje jednom dnevno. U suprotnom, očitavanje se vrši jednom sedmično.
Član 8.
(1) Prilikom određivanja broja i kapaciteta arhivskih depoa polazi se od toga da se na 100 m2 može uslovno uskladištiti 600 m1 građe.
(2) Optimalna širina pristupnog hodnika je 1200-1500 mm.
Član 9.
(1) Boja na zidovima arhivskog depoa trebala bi biti svijetla i vatrootporna.
(2) Drveni i betonski podovi premazuju se zaštitnim lakom, odnosno bojom sa antistatičkim svojstvom.
(3) Zaštitni premaz ne smije biti lako zapaljiv.
(4) Vrata arhivskog depoa su široka najmanje 0,90 m.
(5) Poželjno je da se vrata automatski zatvaraju nakon izlaska.
Član 10.
(1) Arhivski depoi opremaju se sistemom za automatsku dojavu požara, protivprovalnim sistemom i opremom za početno gašenje požara.
(2) Za gašenje požara koriste se aparati sa ugljen-dioksidom ili halonom.
(3) Aparati sa prahom mogu se koristiti kada je građa odložena u arhivske kutije.
Član 11.
Prilikom izvođenja građevinskih, zanatskih i drugih radova u depoima, kao i prilikom njihovog čišćenja, ne smeju se koristiti sredstva i postupci koji mogu da oštete arhivsku građu.
Član 12.
Pristup u arhivske depoe omogućava se samo posebno ovlašćenim licima.
Član 13.
(1) Arhivska građa pakuje se u kartonske kutije čija je dimenzija prilagođena dokumentima formata A4 (350x260x110 mm) i A3 (410x260x110 mm).
(2) Kutije su prosječne težine 4 kg, odnosno 6,5 kg i odlažu se na police, u ormare, kase ili kontejnere.
Član 14.
(1) Knjige se, po pravilu, čuvaju u vertikalnom položaju.
(2) Građa nestandardnih dimenzija čuva se izravnata, u mapama odgovarajućih dimenzija, i odlaže se u metalne ormare s ladicama.
(3) Izuzetno, dokumenti velikih formata mogu da se čuvaju presavijeni ili smotani.
Član 15.
(1) Građa u elektronskom obliku čuva se tako da se podaci izdvoje iz sistema u kojem su nastali, odnosno sistema koji omogućava brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka, i čuva se u sistemu koji onemogućuje brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka ili tako da se u sistemu u kojem se nalaze onemogući brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka.
(2) Građa u elektronskom obliku arhivira se i čuva u najmanje dva istovjetna primjerka.
(3) Primjerci trebaju biti takvi da je iz njih moguće obnoviti podatke i programe potrebne za pregled, korišćenje i obradu podataka u računarskom sistemu u kojem se zapisi čuvaju i obrađuju.
(4) Kopije se obavezno čuvaju u odvojenim prostorija ma.
(3) Pri izradi arhivske kopije obavezno se, u pisanom obliku, opisuju predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije, način na koji će se osigurati njihovo čuvanje i zaštita od neovlašćenog pristupa ili mijenjanja podataka, način na koji će se provoditi izdvajanje bezvrijednog materijala, da li se zapisi i dalje čuvaju u izvornom informacionom sistemu ili se brišu iz njega i način predaje nadležnom arhivu.
(4) Prije odlaganja arhivskih kopija obavezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost.
(5) Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektronskih zapisa provjeravaju se najmanje jednom godišnje.
(6) Arhivske kopije se odlažu zajedno sa programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihov pregled i korišćenje i sa podrobnim uputstvima o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korišćenje i o aplikaciji koja to trenutno omogućava.
(7) U slučaju promjene aplikacije za korišćenje ili njene verzije koja zahtijeva novi format zapisa, arhivski podaci se prepisuju u novi format, tako da podaci uvijek budu dostupni na trenutno raspoloživom računarskom sistemu u kojem se zapisi