Na osnovu člana 16. Zakona o arhivskoj delatnosti ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 35/99), po prethodno pribavljenom mišljenju Arhiva Republike Srpske, Ministarstvo nauke i kulture donosi

PRAVILNIK

O ODABIRANjU ARHIVSKE GRAĐE IZ REGISTRATURSKOG MATERIJALA

(Objavljen u "Sl. glasniku RS", br. 31 od 18. septembra 2000)

OSNOVNE ODREDBE

Član 1.

Ovim pravilnikom propisuje se postupak odabiranja arhivske građe iz registraturskog materijala.
Odabiranje se vrši izdvajanjem arhivske građe i izlučivanjem onih delova registraturskog materijala koji nisu od značaja za tekući rad, istoriju, nauku, kulturu i druge društvene potrebe, odnosno nemaju svojstvo arhivske građe.

Član 2.

Odabiranje se vrši kod imaoca arhivske građe u čijem je radu nastao registraturski materijal ili se kod njega nalazi po bilo kojem pravnom osnovu.

Član 3.

Izlučivanje registraturskog materijala obavlja se na osnovu liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja (u daljem tekstu: Lista kategorija).

LISTA KATEGORIJA REGISTRATURSKOG MATERIJALA SA ROKOVIMA ČUVANjA

Član 4.

Lista kategorija je sastavni i obavezni deo opšteg akta o sistemu kancelarijskog poslovanja, a utvrđuje je imalac registraturskog materijala u čijem je radu materijal nastao ili se kod njega nalazi.

Član 5.

Lista kategorija sadrži: uvod, naziv, istorijat stvaraoca registraturskog materijala - fonda, redni broj, klasifikacioni znak, naziv kategorisanog registraturskog materijala, rok čuvanja, odredbe o primeni liste, potpis, pečat, delovodni broj i datum.
Uvod sadrži osnov za utvrđivanje Liste kategorija i naziv imaoca koji listu utvrđuje.
Naziv Liste kategorija glasi: "Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja" i sadrži naziv stvaraoca registraturskog materijala - fonda.
Istorijat stvaraoca registraturskog materijala - fonda sadrži podatke o osnivanju i statusnim promenama, delatnosti, unutrašnjoj organizaciji, kompletnosti, originalnosti i fizičkom stanju građe.
Redni broj ispisuje se arapskim brojevima u kontinuitetu od prvog do poslednjeg broja kategorisanog materijala obuhvaćenog Listom kategorija.
Klasifikacioni znak je oznaka dosijea utvrđena prilikom uvođenja u evidenciju, a služi i kasnije prilikom odlaganja.
Naziv kategorisanog registraturskog materijala određuje se prema vrsti i sadržaju dokumenta i međusobno se razlikuje po roku čuvanja.
Rok čuvanja dokumenta izražava se u Listi kategorija numerički (1 godina, 2 godine, 5 godina, 10 godina itd.) i oznakom "trajno".

Član 6.

Za trajno čuvanje određuje se registraturski materijal koji sadrži podatke od značaja za istoriju i druge naučne oblasti, za kulturu uopšte i ostale društvene potrebe, podatke o delatnosti i slično, kao i registraturski materijal koji je posebnim propisima predviđen za trajno čuvanje.

Član 7.

Prilikom utvrđivanja registraturskog materijala za trajno čuvanje imalac se pridržava sledećih kriterija:
- sadržajna vrednost dokumenta (mesto, položaj i društveni uticaj stvaraoca građe; status i delokrug stvaraoca građe; položaj i mesto stvaraoca građe u hijerarhijskoj društveno-političkoj strukturi; nadležnost, funkcije i zadaci stvaraoca građe; stepen i značaj novih podataka i informacija u dokumentu; podaci u dokumentu o novim društvenim procesima, hronološka i faktografska vrednost dokumenta; značaj podataka o istaknutim društvenim i političkim ličnostima);
- društveno-istorijske okolnosti i uslovi nastanka dokumenta (stepen sačuvanosti građe; specifični istorijski uslovi pod kojima je nastao dokument);
- spoljna obeležja dokumenta (autentičnost dokumenta; vrsta dokumenta; originalnost dokumenta; potpunost spoljnih obeležja dokumenta; ponovljivost sadržaja dokumenta; rukopisna vrednost; jezik, pismo, materijal i forma dokumenta; tekst i idejno-umetnički simbol štambilja i pečata na dokumentu).

Član 8.

Za registraturski materijal koji nije ocenjen kao arhivska građa, rokovi čuvanja utvrđuju se u zavisnosti od potreba imaoca u skladu sa posebnim propisima.

Član 9.

Lista kategorija dostavlja se u dva primerka Arhivu Republike Srpske radi davanja saglasnosti na njenu primenu. Imaoce arhivske građe i registraturskog materijala obavezuje ocena Arhiva Republike Srpske o tome koji se registraturski materijal treba trajno čuvati (arhivska građa).
Ako u toku godine nastanu dokumenti koji po