Na osnovu člana 40. Zakona o pravobranilaštvu ("Službene novine Tuzlansko-podrinjskog kantona", broj: 6/96.), ministar pravde Tuzlansko-podrinjskog kantona, donosi

PRAVILNIK

o poslovanju i vođenju evidencije u Pravobranilaštvu

(Objavljeno u "Sl. novinama Tuzlanskog Kantona", br. 8 od 16 septembra 1998)

I. OPĆE ODREDBE

Član 1.

Ovim Pravilnikom uređuje se unutrašnje poslovanje i vođenje evidencije u Kantonalnom pravobranilaštvu i pravobranilaštvima općina sa područja Tuzlansko-podrinjskog kantona (u daljem tekstu: Pravobranilaštvo).

Član 2.

Unutrašnje poslovanje obuhvata vršenje administrativnih, upravnih, finansijskih i tehničkih poslova u Pravobranilaštvu.

Član 3.

O sprovođenju ovog Pravilnika u Pravobranilaštvu stara se kantonalni pravobranilac, odnosno općinski pravobranilac (u daljem tekstu: pravobranilac).

II. POSLOVI UPRAVE U PRAVOBRANILAŠTVU

Član 4.

U poslove uprave u Pravobranilaštvu spadaju poslovi kojima se obezbjeđuju potrebni uslovi za pravilan rad i poslovanje Pravobranilaštva, a naročito:
- rukovođenje i organizovanje rada u Pravobranilaštvu,
- staranje da se poslovi i zadaci vrše uredno i blagovremeno,
- materijalno-finansijsko poslovanje u Pravobranilaštvu,
- poslovi u vezi s radnim odnosima zaposlenih u Pravobranilaštvu,
- poslovi statistike,
- staranje o stručnom osposobljavanju i usavršavanju zaposlenih,
- drugi poslovi određeni zakonom i ovim Pravilnikom.

Član 5.

Pravobranilac organizuje rad u Pravobranilaštvu i preduzima mjere da se poslovi uprave Pravobranilaštva obavljaju u skladu sa zakonom i ovim Pravilnikom.
Pravobranilac rukovodi poslovima uprave Pravobranilaštva.

III.ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKI I RAČUNOVODSTVENO-MATERIJALNI POSLOVI

Član 6.

Administrativno-tehnički i računovodstveno-materijalni poslovi u Pravobranilaštvu vrše se u pisarnici Pravobranilaštva.
Izuzetno od odredaba prethodnog stava, poslove računovodstva može obavljati organ, odnosno pravno lice koje odredi kantonalni pravobranilac, odnosno općinski pravobranilac.
Radom pisarnice neposredno rukovodi službenik određen aktom o unutrašnjoj organizaciji Pravobranilaštva.
A) Postupanje sa pismenima
1. Primanje pismena

Član 7.

Primanje podnesaka, spisa, telegrama, paketa i drugih pismena vrši se u toku radnog vremena u pisarnici.
Primanje pismena koja se odnose na novčano poslovanje, kao primanje novca vrši radnik koji obavlja računovodstvenomaterijalne poslove.

Član 8.

Ako Pravobranilaštvo nije nadležno za postupanje po određenom pismenu koje podnosilac neposredno predaje, radnik koji prima pismeno upozorit će podnosioca i uputiti da pismeno preda nadležnom organu.
Ako i nakon tog upozorenja podnosilac zahtjeva da se pismeno primi, primit će pismeno, ali će na njemu zabilješkom naznačiti da je podnosilac upozoren i da mu je data uputa.

Član 9.

Prilikom neposrednog prijema pismena radnik na prijemu provjerit će urednost pismena i zatražiti da se uočeni nedostaci odmah otklone (nedovoljan broj priloga, nedostatak adrese, potpis i sl.).
Ako podnosilac i nakon upozorenja ne otkloni nedostatke, primit će se neuredno ili nepotpuno pismeno, a na pismenu staviti zabilješka o upozorenju o kakvom se nedostatku radi.

Član 10.

Prijem pismena od suda, pravnih i fizičkih lica, potvrđuje se stavljanjem štambilja, datuma prijema i potpisom na dostavnoj knjizi, dostavnici ili povratnici.
Na zahtjev podnosioca pismena izdat će se i posebna potvrda o prijemu, stavljanjem otiska prijemnog štambilja i unošenjem datuma.
2. Otvaranje i pregled pismena

Član 11.

Pismena primljena u zatvorenim omotima otvara radnik pisarnice.
Povjerljiva pismena otvara pravobranilac.
Prilikom otvaranja pismena vodi se računa da se pismena ne oštete, da se prilozi raznih pismena ne pomiješaju, da neka pismena i prilozi ne ostanu u omotu i da se provjeri da li se brojevi napisani kao prilog slažu sa brojevima primljenih pismena.
3. Stavljanje prijemnog štambilja

Član 12.

Na svaki primjerak pismena stavlja se otisak prijemnog štambilja sa datumom prijema pismena.
Otisak prijemnog štambilja stavlja se, po pravilu, na prvu stranu u gornji desni dio pismena. Ako tu nema mjesta, otisak se stavlja na pogodno mjesto na prvoj stranici pismena.
4. Raspoređivanje pismena

Član 13.

Primljena pismena raspoređuju se prema oznaci odgovaraju-
ćeg upisnika.
Pismena hitne prirode i pismena po kojima treba odmah postupiti predaju se u rad bez odlaganja, a ostala pismena u toku radnog vremena istog dana kada je pismeno primljeno.
5. Osnivanje predmeta i popis spisa

Član 14.

Primljena i raspoređena pismena zavode se u odgovarajući upisnik pod datumom kad su primljena, ako se pismenom osniva novi predmet.
Pismeno iz prethodnog stava stavlja se u omot sa oznakom predmeta.

Član 15.

Oznaka predmeta se sastoji od skraćenog naziva upisnika, rednog broja i posljednja dva broja godine u kojoj je pismeno zavedeno u upisnik.

Član 16.

Ako se u toku postupka nastavi vođenje predmeta pod oznakom drugog upisnika ili se izmijeni oznaka istog upisnika i broj predmeta u istom upisniku, ranija oznaka na omotu predmeta se precrtava i ispod nje stavlja nova oznaka.

Član 17.

Prilikom osnivanja predmeta upisničar uvodi u popis spisa prvo pismeno na osnovu kojeg je predmet osnovan i naznačuje broj lista. Uvođenje drugih pismena u popis i označavanje listova vrši se hronološkim redom u pisarnici.

Član 18.

U popis spisa unose se pismena po redu prijema. Redni broj popisa označava se na pismenu (podbroj).
Listovi spisa označavaju se tekućim brojem crvenom olovkom u desnom gornjem uglu od broja 1. bez obzira na podbroj. Broj lista se upisuje i u odgovarajuću rubriku popisa spisa.

Član 19.

Primljena i raspoređena pismena kojim se ne osniva novi predmet, nakon stavljanja oznake, ulažu se u predmet na koji se odnose.
6. Sređivanje spisa

Član 20.

Pismena se ulažu u predmet i spajaju redom kojim su uvedena u popis spisa, tako da pismeno kasnijeg datuma bude iznad pismena ranijeg datuma.
Radnik koji unosi pismena u popis spisa dužan je da ih odmah spoji, osim originalne dokumentacije koja se vraća stranci.
7. Predaja predmeta u rad

Član 21.

Sređene predmete pisarnica predaje u rad. Predaja i vraćanje predmeta pisarnici vrši se preko interne dostavne knjige i evidentira u upisniku i rubrici za primjedbe.
8. Otpremanje pismena

Član 22.

Otpremanje pismena radi dostavljanja, vrši radnik pisarnice istog dana kada je pismeno primljeno.
Na primjerku pismena koji ostaje u Pravobranilaštvu konstatuje se otpremanje, datum otpreme i potpis radnika koji vrši otpremanje.

Član 23.

Sve pošiljke koje se otpremaju putem pošte razvrstavaju se u dvije grupe: obične i preporučene, s tim da se redom upisuju u dostavnu knjigu za poštu.

Član 24.

Pismena koja se dostavljaju putem kurira i dostavljača zavode se u posebnu dostavnu knjigu.
B. Upisnici, pomoćne knjige i druge evidencije
1. Osnivanje i vođenje upisnika, pomoćnih knjiga i drugih evidencija

Član 25.

Upisnici služe za upisivanje pismena, kojima se u Pravobranilaštvu osniva određeni predmet, evidentira tok postupka i pojedine radnje obavljene u toku postupka.
Pomoćne knjige služe za evidentiranje podataka na osnovu kojih se mogu brže i lakše pronaći pojedina pismena, kao i za upisivanje dopunskih i drugih podataka koji se ne evidentiraju u upisnicima.

Član 26.

Upisnike i pomoćne knjige vode službenici pisarnice. Upisnici i pomoćne knjige vode se zasebno za svaku vrstu predmeta.

Član 27.

Upisnici i pomoćne knjige sastoje se iz potrebnog broja tabaka propisanog formata, koji su povezani u knjigu s tvrdim koricama.
U pogledu upisnika i pomoćnih knjiga u Pravobranilaštvu se primjenjuju obrasci propisani za upisnike i pomoćne knjige u Federalnom pravobranilaštvu ("Službene novine F BiH", broj 4/96.).
Na koricu se stavlja oznaka upisnika i pomoćne knjige i godina na koju se upisnik i pomoćna knjiga odnose.

Član 28.

U Pravobranilaštvu se obavezno vodi imenik. Podaci u imenik