Na osnovu člana 17. Zakona o pravobranilaštvu Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik BiH", broj 8/02) Kolegij Pravobranilaštva Bosne i Hercegovine, na sjednici održanoj 11. juna 2003. godine, donio je
PRAVILNIK
O NAČINU RADA I VOĐENjU EVIDENCIJE U PRAVOBRANILAŠTVU BOSNE I HERCEGOVINE
(Objavljeno u "Sl. glasnik BiH", br. 22 od 29 jula 2003)
I- OPĆE ODREDBE
Član 1.
Ovim pravilnikom uređuje se unutrašnje poslovanje i vođenje evidencije u Pravobranilaštvu Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: Pravobranilaštvo).
Član 2.
Unutrašnje poslovanje obuhvata vršenje administrativnih, upravnih, finansijskih i tehničkih poslova u Pravobranilaštvu.
Član 3.
O sprovođenju ovog pravilnika u Pravobranilaštvu stara se Pravobranilac.
II- POSLOVI UPRAVE U PRAVOBRANILAŠTVU
Član 4.
U poslove uprave u Pravobranilaštvu spadaju poslovi kojima se obezbjeđuju potrebni uslovi za pravilan rad i poslovanje Pravobranilaštva a naročito: rukovođenje i organizovanje rada u Pravobranilaštvu; staranje da se poslovi i zadaci vrše zakonito, transparentno i javno, efikasno, ekonomično i profesionalno nepristrasno; materijalno-finansijsko poslovanje u Pravobranilaštvu; poslovi u vezi sa radnim odnosima zaposlenih u Pravobranilaštvu; poslovi statistike; staranje o stručnom osposobljavanju i usavršavanju zaposlenika; drugi poslovi za koje je to određeno zakonom i ovim pravilnikom.
III- ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKI I RAČUNOVODSTVENO-MATERIJALNI POSLOVI
Član 5.
Administrativno-tehnički poslovi u Pravobranilaštvu vrše se u pisarnici. Radom pisarnice neposredno rukovodi zaposlenik određen aktom o unutrašnjoj organizaciji.
Računovodstveno-materijalni poslovi Pravobranilaštva obavljaju se u Pravobranilaštvu pod neposrednim rukovođenjem Pravobranioca.
A) Postupanje sa pismenima
1. Primanje pismena
Član 6.
Primanje podnesaka, spisa, telegrama, paketa i drugih pismena vrši se u toku radnog vremena u pisarnici.
Primanje pismena koja se odnose na novčano poslovanje, kao i primanje novca vrši zaposlenik koji obavlja računovodstveno-materijalne poslove.
Član 7.
Ako Pravobranilaštvo nije nadležno za postupanje po određenom pismenu koje podnosilac neposredno predaje, zaposlenik koji prima pismeno upozorit će podnosioca i uputiti da pismeno preda nadležnom organu. Ako i nakon toga podnosilac zahtijeva da se pismeno primi, primit će pismeno, ali će na njemu zabilješkom naznačiti da je podnosilac upozoren i da mu je data uputa.
Član 8.
Prilikom neposrednog prijema pismena uposlenik na prijemu provjerit će urednost pismena i zatražiti da se uočeni nedostaci odmah otklone (nedovoljan broj priloga, nedostatak adresa, potpis i sl.)
Ako podnosilac i nakon upozorenja ne otkloni nedostatke, primit će se neuredno i nepotpuno pismeno, a na pismenu staviti zabilješku o upozorenju o kakvom se nedostatku radi.
Član 9.
Prijem pismena od suda, pravnih i fizičkih osoba, potvrđuje se stavljanjem štambilja, datuma prijema i potpisom na dostavnoj knjizi, dostavnici ili povratnici.
Na zahtjev podnosioca pismena izdat će se i posebna potvrda o prijemu, stavljanjem otiska prijemnog štambilja i unošenjem datuma.
2. Otvaranje i pregled pismena
Član 10.
Pismena primljena u zatvorenim omotima otvara zaposlenik pisarnice.
Povjerljiva pismena koja su kao takva označena na omotu uposlenik na prijemu pošte označava prijemnim štambiljem, bez otvaranja daje broj na omotu i zavodi u posebnu evidenciju te nakon toga predaje pravobraniocu neotvoreno.
Prilikom otvaranja pismena vodi se računa da se pismena ne oštete,da se prilozi raznih pismena ne pomiješaju, da neka pismena i prilozi ne ostanu u omotu i da se provjeri da li se brojevi napisani kao prilog slažu sa brojevima primljenih pismena.
3. Stavljane prijemnog štambilja
Član 11.
Na svaki primjerak pismena stavlja se otisak prijemnog štambilja sa datumom prijema pismena.
Otisak prijemnog štambilja stavlja se, po pravilu, na prvu stranu u gornji desni dio pismena. Ako tu nema mjesta, otisak se stavlja na pogodno mjesto na prvoj stranici pismena (obrazac br. 1).
4. Raspoređivanje pismena
Član 12.
Primljena pismena raspoređuju se prema oznaci odgovarajućeg upisnika.
Pismena hitne prirode i pismena po kojima treba odmah postupiti predaju se u rad bez odlaganja, a ostala pismena u toku radnog vremena istog dana kada je pismeno primljeno.
5. Osnivanje predmeta i popis spisa
Član 13.
Primljena i raspoređena pismena zavode se u odgovarajući upisnik pod datumom kada su primljena, ako se pismenom osniva novi predmet.
Pismeno iz prethodnog stava stavlja se u omot sa oznakom predmeta.
Član 14.
Oznaka predmeta se sastoji od skraćenog naziva upisnika, rednog broja i posljednja dva broja godine u kojoj je pismeno zavedeno u upisnik.
Član 15.
Ako se u toku postupka nastavi vođenje predmeta pod oznakom drugog upisnika ili se izmijeni oznaka istog upisnika i broj predmeta u istom upisniku, ranija oznaka na omotu predmeta se precrtava i ispod nje stavlja nova oznaka.
Član 16.
Prilikom osnivanja predmeta upisničar uvodi u popis spisa prvo pismeno na osnovu kojeg je predmet osnovan i naznačuje broj lista. Uvođenje drugih pismena u popis i označavanje listova vrši se hronološkim redom u pisarnici.
Član 17.
U popis spisa unose se pismena po redu prijema. Redni broj popisa označava se na pismenu (podbroj).
Listovi spisa označavaju se tekućim brojem crvenom olovkom u desnom gornjem uglu od broja 1. bez obzira na podbroj. Broj lista se upisuje i u odgovarajuću rubriku popisa spisa.
Član 18.
Primljena i raspoređena pismena kojim se ne osniva novi predmet, nakon stavljanja odluke ulažu se u predmet na koji se odnose.
6. Sređivanje spisa
Član 19.
Pismena se ulažu u predmet i spajaju redom kojim su uvedena u popis spisa, tako da pismeno kasnijeg datuma bude iznad pismena ranijeg datuma.
Zaposlenik koji unosi pismena u popis spisa dužan je da ih odmah spoji, osim orginalne dokumentacije koja se vraća stranci.
7. Predaja predmeta u rad
Član 20.
Sređene predmete pisarnica predaje u rad.
Predaja i vraćanje predmeta pisarnici vrši se preko interne dostave knjige i evidentira u upisniku i rubrici za primjedbe.
8. Otpremanje pismena
Član 21.
Otpremanje pismena radi dostavljanja vrši zaposlenik pisarnice istog dana kada je pismeno primljeno.
Na primjerku pismena koje ostaje Pravobranilaštvu konstatuje se otpremanje, datum otpreme i potpis radnika koji vrši otpremanje.
Član 22.
Sve pošiljke koje se otpremaju putem pošte razvrstavaju se u dvije grupe: obične i preporučene, s tim da se redom upisuju u dostavnu knjigu za poštu.
Član 23.
Pismena koja se dostavljaju putem kurira i dostavljača zavode se u posebnu dostavnu knjigu.
B) Upisnici, pomoćne knjige i druge evidencije
1. Osnivanje i vođenje upisnika, pomoćnih knjiga i drugih evidencija
Član 24.
Upisnici služe za upisivanje pismena kojima se u Pravobranilaštvu osniva određeni predmet, evidentira tok postupka i pojedine radnje obavljene u toku postupka.
Pomoćne knjige služe za evidentiranje podataka na osnovu kojih se mogu brže i lakše pronaći pojedina pismena, kao i za upisivanje dopunskih i drugih podataka koji se ne evidentiraju u upisnicima.
Član 25.
Upisnike i pomoćne knjige vode radnici pisarnice.
Upisnici i pomoćne knjige vode se zasebno za svaku vrstu predmeta.
Član 26.
Upisnici i pomoćne knjige sastoje se iz potrebnog broja tabaka propisanog obrasca, koji su povezani u knjigu sa tvrdim koricama. Propisani obrasci sastavni su dio ovog poslovnika.
Na koricu se stavlja oznaka upisnika i pomoćne knjige i godina na