Na osnovu člana 22. Zakona o arhivskoj delatnosti ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 35/99), po pribavljenom mišljenju Arhiva Republike Srpske, Ministarstvo nauke i kulture donosi

PRAVILNIK

O NAČINU PRIMOPREDAJE ARHIVSKE GRAĐE IZMEĐU IMALACA ARHIVSKE GRAĐE I ARHIVA REPUBLIKE SRPSKE

(Objavljen u "Sl. glasniku RS", br. 31 od 18. septembra 2000)

Član 1.

Ovim pravilnikom propisuje se način primopredaje arhivske građe između imalaca arhivske građe i Arhiva Republike Srpske (u daljem tekstu: Arhiv).

Član 2.

Primopredaja arhivske građe između imalaca i Arhiva obavlja se komisijski. Komisiju za primopredaju čine tri člana koja imenuje imalac i dva člana koja imenuje Arhiv.

Član 3.

Primopredaja arhivske građe vrši se u rokovima propisanim zakonom o arhivskoj delatnosti.
Arhiv obavezno preuzima arhivsku građu svih imalacaIkategorije. Arhivsku građu imalacaIIkategorije Arhiv preuzima po načelu uzorka. Arhiv nema obavezu preuzimanja arhivske građe imalacaIIIkategorije.
Kategorizaciju imalaca arhivske građe i registraturskog materijala vrši Arhiv prema sledećim kriterijumima:
-Ikategoriju čine imaoci čijim delovanjem nastaje arhivska građa od značaja za istoriju i druge naučne oblasti, za kulturu uopšte i za druge društvene potrebe Republike Srpske;
-IIkategoriju čine imaoci opštinskog ili međuopštinskog značaja, iste ili srodne delatnosti, čijim radom nastaje arhivska građa čije su najznačajnije vrednosti sadržane u arhivskoj građi imalacaIkategorije;
-IIIkategoriju čine imaoci čijim delovanjem nastaje arhivska građa neznatnog istorijskog ili društvenog značaja, čije su najznačajnije vrednosti sadržane u arhivskoj građi drugih imalaca.

Član 4.

Imalac mora predati arhivsku građu u originalu, sređenu, odabranu, tehnički opremljenu, popisanu i kompletnu, uz obezbeđenje transporta i radne snage za utovar i istovar.
Izrazi iz prethodnog stava ove tačke imaju sledeće značenje:
- original je svaki izvorni akt-čistopis sa potpisom i svim formalnim obeležjima autentičnosti, što mu daje pravnu snagu;
- sređena arhivska građa je arhivska građa koja se nalazi u poretku predviđenom sistemom arhiviranja propisanim opštim aktom o sistemu kancelarijskog poslovanja imaoca;
- tehnički opremljena arhivska građa je arhivska građa koja je odložena u odgovarajuće registraturske jedinice čuvanja sa odgovarajućim spoljnim oznakama čime se omogućava manipulacija građom, obezbeđuje čuvanje građe i sprečava fizičko oštećenje građe;
- popisana arhivska građa je arhivska građa koja je popisana po godinama, sadržaju (vrsti) i količini;
- kompletna arhivska građa je celokupna arhivska građa nastala u određenom periodu, uključujući i osnovne evidencije o aktima i predmetima koji se odnose na građu koja se predaje i materijale koji su nastali u informativno-dokumentacionoj delatnosti imaoca.

Član 5.

Izuzetno, Arhiv može preuzeti i registraturski materijal, iz kojeg nije odobrena arhivska građa. U tom slučaju Arhiv će sa predavaocem ugovoriti uslove naknadnog odabiranja arhivske građe i izlučivanja bezvrednog registraturskog materijala.

Član 6.

Prilikom primopredaje arhivske građe sastavlja se zapisnik koji obavezno sadrži sledeće podatke:
- naziv imaoca koji predaje arhivsku građu,
- mesto i datum primopredaje,
- naziv fonda, odnosno naziv stvaraoca u čijem je radu nastala arhivska građa koja je predmet primopredaje,
- kratak istorijat stvaraoca arhivske građe koja se preuzima,
- stanje arhivske građe (stepen sređenosti, kompletnosti i dr.),
- popis arhivske građe po godinama, vrsti i količini,
- napomene o načinu i uslovima korišćenja arhivske građe,
- obaveze predavaoca u pogledu obezbeđenja troškova smeštaja i transporta arhivske građe.
Zapisnik o primopredaji sastavlja se u pet primeraka od kojih tri primerka zadržava Arhiv, a dva primerka predavalac.

Član 7.

Arhiv mora čuvati tajnost podataka sadržanih u preuzetoj arhivskoj građi. Dokumente koji sadrže poverljive podatke predavalac mora u potpisu označiti sa "poverljivo" i odrediti vreme trajanja poverljivosti.

Član 8.

Odredbe ovog pravilnika primenjivaće se i u slučaju preuzimanja arhivske građe privatnih preduzeća, građansko pravnih i fizičkih lica, s tim što se preuzimanje vrši na osnovu ugovora o kupoprodaji, razmeni, poklonu ili zaveštanju.

Član 9.

Stupanjem na snagu ovog pravilnika prestaje da se primenjuje Uputstvo o načinu primopredaje arhivske građe između imalaca arhivske građe i nadležnog arhiva ("Službeni list SR BiH", broj 41/88).

Član 10.

Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku Republike Srpske".