Na osnovu člana 108. stav 1. Zakona o administrativnoj službi u upravi Republike Srpske ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 16/02) i člana 19. stav 3. Zakona o bibliotečkoj djelatnosti ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 52/01), ministar nauke i kulture donosi

PRAVILNIK

O JEDINSTVENOJ OBRADI BIBLIOTEČKE GRAĐE

(Objavljen u "Sl. glasniku RS", br. 70 od 8. novembra 2002)

I- OSNOVNE ODREDBE

Član 1.

Ovim pravilnikom utvrđuju se bliži uslovi i načela jedinstvene evidencije, katalogizacije, bibliografske obrade podataka i klasifikacije bibliotečke građe u bibliotekama i organizacionim jedinicama drugih pravnih lica koje obavljaju bibliotečku djelatnost (u daljem tekstu: biblioteke).

II- EVIDENCIJA

Član 2.

Evidenciju bibliotečke građe čine knjige inventara i katalozi (vrste, način vođenja, podaci koji se unose).

Član 3.

Knjige inventara posebno se vode za svaku vrstu bibliotečke građe, na obrascima veličine 25x25 cm;
2. Knjiga inventara za monografske publikacije, vodi se na Obrascu 1. i sadrži rubrike u koje se unose: redni broj, datum, autor, naslov, broj sveske (toma), mjesto izdavanja, izdavač, godina izdavanja, vrsta poveza, dimenzije, način nabavke (obavezni primjerak, kupovina, razmjena, poklon), cijena, signatura i napomena;
2. Knjiga inventara za serijske publikacije, vodi se na Obrascu 2. i sadrži rubrike u koje se unose: redni broj, datum, naslov, podnaslov, mjesto izdavanja, država, godište, godina, sveska (tom), broj svezaka, dimenzije, povez (povezano, nepovezano), način nabavke (obavezni primjerak, kupovina, razmjena, poklon), cijena, signatura i napomena;
3. Knjiga inventara za kartografsku građu, vodi se na Obrascu 3. i sadrži rubrike u koje se unose: redni broj, datum, autor, naslov, mjesto izdavanja, izdavač, godina izdavanja, broj listova, dimenzije, tehnika, način nabavke (obavezni primjerak, kupovina, razmjena, poklon), cijena, signatura i napomena;
4. Knjiga inventara za staru i rijetku knjigu, vodi se na Obrascu 4. i sadrži rubrike u koje se unose: redni broj, datum, autor, naslov, mjesto izdavanja, izdavač, štamparija, godina izdavanja, vrsta publikacije, vrsta poveza, dimenzije, način nabavke (obavezni primjerak, kupovina, razmjena, poklon), cijena, signatura i napomena;
5. Knjiga inventara za muzikalije, vodi se na Obrascu 5. i sadrži rubrike u koje se unose podaci: redni broj, datum, autor, naslov, mjesto izdavanja, izdavač, godina izdavanja, vrsta dokumenta, dimenzije, način nabavke (obavezni primjerak, kupovina, razmjena, poklon), cijena, signatura i napomena;
6. Knjiga inventara za vizuelnu projekciju, vodi se na Obrascu 6. i sadrži rubrike u koje se unose: redni broj, datum, autor, naslov, mjesto izdavanja, izdavač, godina izdavanja, standardni broj, vrsta dokumenta, broj dokumenta, propratna građa, tehnički opis (boja, zvuk, dimenzije), način nabavke (obavezni primjerak, kupovina, razmjena, poklon), cijena, signatura i napomena;
7. Knjiga inventara za filmove i video-snimke, vodi se na Obrascu 7. i sadrži rubrike u koje se unose: redni broj, datum, autor, naslov, mjesto izdavanja, izdavač, godina izdavanja, standardni broj, vrsta dokumenta, broj dokumenta, propratna građa, tehnički opis (boja, zvuk, širina u mm, vrijeme trajanja), način nabavke (obavezni primjerak, kupovina, razmjena, poklon), cijena, signatura i napomena;
8. Knjiga inventara za mikrooblik, vodi se na Obrascu 8. i sadrži rubrike u koje se unose: redni broj, datum, autor, naslov, mjesto izdavanja, izdavač, godina izdavanja, standardni broj, vrsta dokumenta, broj dokumenta, propratna građa, tehnički opis, način nabavke (obavezni primjerak, kupovina, razmjena, poklon), cijena, signatura i napomena;
9. Knjiga inventara za vizuelnu građu, vodi se na Obrascu 9. i sadrži rubrike u koje se unose: redni broj, datum, autor, naslov, mjesto izdavanja, izdavač, godina izdavanja, standardni broj, vrsta dokumenta, broj dokumenta, tehnički opis (boja, zvuk, dimenzije), način nabavke (obavezni primjerak, kupovina, razmjena, poklon), cijena, signatura, napomena;
10. Knjiga inventara za zvučnu građu, vodi se na obrascu 10. i sadrži rubrike u koje se unose: redni broj, datum, autor, naslov, mjesto izdavanja, izdavač, godina izdavanja, standardni broj, vrsta dokumenta, broj dokumenta, propratna građa, tehnika zvučnog snimka, dimenzije, način nabavke (obavezni primjerak, kupovina, razmjena, poklon), cijena, signatura i napomena;
11. Knjiga inventara za rukopisnu građu, vodi se na Obrascu 11. i sadrži rubrike u koje se unose: redni broj, datum, autor, naslov, opis djela, godina i mjesto nastanka, vrsta građe, dimenzije, publikovano ili ne, način nabavke (kupovina, razmjena, poklon), cijena, signatura i napomena.

Član 4.

Inventarska jedinica serijskih publikacija je godište jednog naslova ili samostalna publikacija čije izdavanje nije završeno.
Kada inventarsku jedinicu čini godište naslova, inventarisanje, tj. unošenje u knjigu inventara, obavlja se tek kada se kompletira godište, u tom slučaju je neophodno da se svaki naslov prethodno evidentira u odgovarajući kontrolni karton, tako što se svaki pojedinačni broj upisuje prema redoslijedu pristizanja.
U kontrolni karton evidentira se i svaka samostalna serijska publikacija čije izdavanje nije završeno, iako se ona upisuje u knjigu inventara odmah nakon prispjeća.
Postoje kontrolni karton za časopise (Obrazac 12) i kontrolni karton za novine (Obrazac 13).
Format kontrolnih kartona je 17,5x12 cm i podijeljeni su u dva polja, od kojih gornje polje sadrži rubrike za identifikaciju naslova, a donje polje služi za evidentiranje svakog pojedinačnog broja.

Član 5.

Obrasci 1. do 13. odštampani su uz ovaj pravilnik i čine njegov sastavni dio.

Član 6.

Knjiga inventara sastoji se od listova numerisanih brojevima od 1. do najviše 300 ukoričenih u tvrdi povez. Prvi i posljednji list se ne numerišu.
Na koricama i prvoj numerisanoj strani odštampan je naziv knjige inventara.
Knjiga inventara zaključuje se na kraju svake kalendarske godine s 31. decembrom i taj datum se upisuje kao datum zaključivanja. Zaključivanje se vrši tako što se iza posljednjeg rednog broja podvuče linija i upisuje zabilješka: "Zaključeno s rednim brojem (slovima) u _____ godini". S lijeve strane zabilješku potpisuje lice koje vodi knjigu inventara, a s druge strane ovjerava je direktor biblioteke, odnosno lice koje on ovlasti.
Ispod potpisa unosi se datum zaključivanja knjige inventara: "31. (trideset prvi) decembar ___ godine".
Prvi unos u narednoj kalendarskoj godini nastavlja se slijedećim rednim brojem.
U biblioteci koja u svom fondu ima preko 500.000 jedinica bibliotečke građe, prvi unos u narednoj godini može početi od rednog broja jedan.

Član 7.

Svaka jedinica bibliotečke građe unosi se u odgovarajuću knjigu inventara kao pojedinačna inventarska jedinica prema rednom broju koji slijedi. Redni broj iz knjige inventara stavlja se na svaku inventarisanu bibliotečku jedinicu. Redni brojevi obilježavaju se arapskim brojevima.
U knjige inventara podaci se upisuju čitko, mastilom otpornim na uticaj vlage i svjetlosti.
U knjigu inventara unose se sve promjene vezane za inventarisanu bibliotečku jedinicu.
U slučaju pogrešnog unosa, pogrešno unijeti podatak, precrta se tankom linijom tako da se može pročitati, a ispravka se ispisuje iznad precrtanog podatka. Ispravka unesenih podataka ovjerava se potpisom lica određenog za vođenje inventara i to zabilješkom u rubrici određenoj za "napomenu", koja glasi "Ispravku izvršio ...".
Biblioteke čije je poslovanje automatizovano, izrađuju inventarske liste nakon završene obrade, a na osnovu podataka unesenih u bazu, prilikom narudžbine, prijema i obrade bibliotečke građe.

Član 8.

Za monografske publikacije, serijske publikacije, neknjižnu i drugu bibliotečku građu, vode se alfabetski, stručni, predmetni i drugi katalozi (lisni ili elektronski).
Jedinstveni način obrade bibliotečke građe zasniva se na primjeni:
1. Jedinstvene kataloško-bibliografske obrade prema međunarodnim standardima za bibliografske obrade prema međunarodnim standardima za bibliografski opis -ISBD (International Standard Bibliographic Description), odnosno prema prevodima ovih standarda na srpski jezik i uputstvima za njihovu primjenu u izdanju ovlašćenih organizacija:
- Međunarodni standard za bibliografski opis - Opšti dioISBD (G);
- Međunarodni standard za bibliografski opis - Monografske publikacije