Na osnovu člana 99. Zakona o upravi ("Službeni glasnik BiH", broj 32/02 i 102/09), Zakona o javnim nabavkama BiH ("Službeni glasnik BiH", br. 49/04, 19/05, 52/05, 8/06, 24/06, 70/06, 12/09 i 60/10), a u vezi sa članom 2. Uputstva o primjeni zakona o javnim nabavkama Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik BiH", broj 3/05 i 29/09), ministar vanjskih poslova Bosne i Hercegovine donosi
PRAVILNIK
O INTERNIM PROCEDURAMA U POSTUPKU JAVNIH NABAVKI ROBA, USLUGA I RADOVA U MINISTARSTVU VANjSKIH POSLOVA BiH U SJEDIŠTU I DIPLOMATSKO KONZULARNIM PREDSTAVNIŠTVIMA BiH
(Objavljeno u "Sl. glasnik BiH", br. 91 od 13 novembra 2012)
I. PREDMET PRAVILNIKA I DEFINICIJE
Član 1.
Pravilnikom o internim procedurama u postupku javnih nabavki roba, usluga i radova u Ministarstvu vanjskih poslova Bosne i Hercegovine u sjedištu i diplomatsko konzularnim predstavništvima Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: Pravilnik) uređuju se postupci, uslovi, ovlaštenja i odgovornosti u postupcima javne nabavke roba, vršenju usluga i izvođenju radova u Ministarstvu vanjskih poslova BiH u sjedištu i diplomatsko konzularnim predstavništvima Bosne i Hercegovine, a u skladu sa odredbama Zakona o javnim nabavkama Bosne i Hercegovine i podzakonskih akata (u daljem tekstu: Zakon).
II. PLAN NABAVKI
Član 2.
Finansijska sredstva za realizaciju javnih nabavki utvrđuju se Planom nabavki Ministarstva vanjskih poslova BiH, u okviru Budžeta odobrenog za tekuću budžetsku godinu.
Član 3.
Prijedlog Plana nabavki za budžetsku godinu utvrđuje Sektor općih poslova, na prijedlog osnovnih organizacionih jedinica definisanih članom 4. Pravilnika o unutrašnjoj organizaciji Ministarstva vanjskih poslova Bosne i Hercegovine i diplomatsko konzularnih predstavništava BiH. Plan nabavki odobrava ministar vanjskih poslova BiH.
Član 4.
Plan nabavki obuhvata:
- plan zajedničkih nabavki na nivou Ministarstva,
- plan nabavki po organizacionim jedinicama Ministarstva,
- plan nabavki za potrebe diplomatsko konzularne mreže,
- sredstva rezervisana za nabavke putem direktnog sporazuma i za vanplanske nabavke.
Plan nabavki obavezno sadrži:
- predmet nabavke,
- količina predmeta nabavke,
- ukupna vrijednost nabavke,
- dinamika realizacije nabavke.
III. NOSIOCI ZAHTJEVA - UČESNICI NABAVKE
Član 5.
Nosioci zahtjeva za pokretanje postupka javne nabavke, u smislu ovog Pravilnika, su osnovne organizacione jedinice utvrđene članom 4. Pravilnika o unutrašnjoj organizaciji Ministarstva vanjskih poslova Bosne i Hercegovine i diplomatsko konzularna predstavništva BiH.
Član 6.
Nadležnost i odgovornost nosilaca zahtjeva je da, uvažavajući usvojeni budžet tj. planirana sredstva po utvrđenim namjenama, potrebe organizacione jedinice odnosno diplomatsko konzularnog predstavništva, zalihe kojima se raspolaže, praćenjem spoljnih okolnosti koje mogu djelovati na blagovremeno izvršavanje poslova, a u okviru djelokruga poslova povjerenih Pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mjesta Ministarstva vanjskih poslova BiH, preduzimaju blagovremene aktivnosti na:
- podnošenju zahtjeva za donošenje odgovarajuće odluke o pokretanju postupka javne nabavke,
- učešću u pripremi tenderske dokumentacije u dijelu koji se odnosi na predmet nabavke,
- učešću u pripremi ugovora o nabavci nakon provedenog postupka javne nabavke,
- praćenju realizacije ugovora po osnovu poslova koji su u djelokrugu rada organizacione jedinice (tehničke, pravne, ekonomske) zavisno o kadrovskim, lokacijskim, organizacionim okolnostima kao i specifičnostima nabavke koje su vezane za sam predmet nabavke.
IV. PODNOŠENjE ZAHTJEVA ZA POKRETANjE POSTUPKA JAVNE NABAVKE
Član 7.
Nosilac zahtjeva iz člana 6. ovog Pravilnika, inicira pokretanje postupka javne nabavke podnošenjem Zahtjeva za donošenje Odluke o pokretanju postupka javne nabavke.
Zahtjev za donošenje Odluke o pokretanju postupka javne nabavke podnosi se Sektoru općih poslova.
Zahtjev za donošenje Odluke o pokretanju postupka javne nabavke, za predmet nabavke za koji postoji važeći Ugovor o nabavci, podnosi se najkasnije 60 dana prije dana isteka Ugovora.
Član 8.
Nosioci zahtjeva su dužni u zahtjevu za donošenje Odluke o pokretanju postupka javne nabavke detaljno opisati predmet nabavke, dati osnovne tehničke karakteristike predmeta nabavke u skladu sa usvojenim standardima i zakonskim propisima, definisati količine predmeta nabavke, te navesti iznos procijenjenih sredstava za realizaciju nabavke bez uključenog PDV-a, odnosno sa uključenim PDV-om.
Nosilac zahtjeva, ukoliko raspolaže saznanjima o potencijalnim ponuđačima koji mogu realizovati nabavku, daje podatke o istim na zahtjevu, koji se mogu upotrijebiti u slučaju provođenja pregovaračkog postupka, konkurenskog zahtjeva, odnosno direktnog sporazuma.
Obrazac zahtjeva dat je u Prilogu br. 1. ovog Pravilnika.
Član 9.
Odsjek za finansije provjerava da li zahtjev ispunjava sadržajno sve elemente za pokretanje postupka javne nabavke, odnosno da je prijedlog za realizaciju nabavke u finansijskom smislu u skladu sa usvojenim budžetom i da su obezbijeđena sredstva za realizaciju iste, te da realizacija nabavke neće ugroziti finansijsku stabilnost u funkcionisanju Ministarstva vanjskih poslova BiH. Ukoliko zahtjev ispunjava uslove za realizaciju u finansijskom smislu, Odsjek za finansije daje saglasnost na zahtjev, te proslijeđuje isti Odsjeku za opće poslove, na dalje postupanje.
Član 10.
Odsjek za opće poslove provjerava da li zahtjev sadržajno ispunjava ostale elemente za realizaciju nabavke, odnosno da li sadrži detaljan opis predmeta nabavke sa navedenim osnovnim tehničkim karakteristikama predmeta nabavke, te ukoliko ispunjava, daje saglasnost na isti, na osnovu koje se saglasnosti, uz prethodno datu saglasnost Odsjeka za finansije, donosi Odluka o pokretanju postupka javne nabavke.
Zahtjev za nabavku koji ne sadrži bitne elemente navedene u članu 8. ovog Pravilnika, vratiti će se prema nosiocu zahtjeva sa obrazloženjem odbijanja.
V. ODLUKA O POKRETANjU POSTUPKA JAVNE NABAVKE
Član 11.
Pokretanje postupka javne nabavke se vrši na osnovu Odluke o pokretanju postupka javne nabavke. Odluku o pokretanju postupka javne nabavke donosi ministar vanjskih poslova Bosne i Hercegovine, ili drugo lice ovlašteno od strane ministra, na osnovu prijedloga Sektora za opće poslove.
Odluka sadrži konstataciju da se odobrava realizacija, iznos sredstava odobrenih za realizaciju, izvor za finansiranje nabavke (ekonomski kod), odredbu o vrsti postupka putem kojeg će se provesti konkretna nabavka, te konstataciju da postupak provode Odsjek za opće poslove i Komisija za javne nabavke, odnosno Odsjek za opće poslove iad hocKomisija, ukoliko je ista formirana za provođenje konkretnog postupka nabavke.
Član 12.
Odluka o pokretanju postupka javne nabavke se može donijeti i u slučaju da se ukaže potreba za pokretanjem postupka javnih nabavki za robe, usluge ili radove koji nisu predviđeni Planom javnih nabavki, ukoliko za to postoje obezbijeđena budžetska sredstva i opravdan interes.
Član 13.
Nakon donošenja Odluke o pokretanju postupka javne nabavke, isti provode Odsjek za opće poslove i Komisija za javne nabavke, odnosno Odsjek za opće poslove iad hocKomisija ukoliko je ista formirana za provođenje konkretnog postupka nabavke, pridržavajući se uslova predviđenih ovim Pravilnikom i Zakonom, za svaki od mogućih postupaka nabavke.
VI.