Na osnovu člana 65. stav 2. Zakona o budžetskom sistemu Republike Srpske ("Službeni glasnik Republike Srpske", br. 96/03, 14/04 i 67/05) i člana 42. stav 1. tačka 3. Zakona o zapošljavanju ("Službeni glasnik Republike Srpske", br. 54/05 i 64/06) i člana 36. Statuta Zavoda za zapošljavanje Republike Srpske, Upravni odbor Zavoda donosi

PRAVILNIK

O INTERNIM KONTROLNIM POSTUPCIMA, POLITIKAMA I PROCEDURAMA ZAVODA ZA ZAPOŠLjAVANjE

(Objavljen u "Sl. glasniku RS", br. 110 od 17. novembra 2006, 112/08)

I- OPŠTE ODREDBE

Član 1.

Sistem interne kontrole podrazumijeva praćenje sprovođenja (realizacije) politika, procedura i postupaka usvojenih od organa Zavoda za zapošljavanje Republike Srpske (u daljem tekstu: Zavod), radi postizanja predviđenih ciljeva u smislu obezbjeđenja urednog i efikasnog poslovanja Zavoda, poštivanja Zakona pridržavajući se utvrđene politike, zaštite imovine, sprečavanja i otkrivanja nepravilnosti, tačnosti i potpunosti računovodstvenih i drugih evidencija i blagovremena izrada pouzdanih finansijskih i drugih izvještaja.

Član 2.

Pravilnikom o internim kontrolnim postupcima, politikama i procedurama (u daljem tekstu: Pravilnik) utvrđuje se:
- kontrolno okruženje za primjenu Pravilnika,
- administrativni interni kontrolni postupci,
- postupci posredovanja i aktivnih mjera zapošljavanja,
- računovodstveni interni kontrolni postupci,
- pravni, kadrovski i opšti interni postupci,
- postupci informisan>a,
- postupci komunikacije,
- postupci nadgledanja,
- postupci procjene rizika.

II- KONTROLNO OKRUŽENjE

Član 3.

Pod kontrolnim okruženjem podrazumijevaju se aktivnosti, politike, procedure i postupci Upravnog i Nadzornog odbora, direktora Zavoda, izvršnih direktora, rukovodilaca službi, filijala i biroa u pogledu planiranja, vođenja i realizacije poslovnih aktivnosti Zavoda.
Upravni odbor, Nadzorni odbor, direktor Zavoda i druga ovlašćena lica dužni su da obezbijede nesmetane uslove rada u skladu sa Zakonom o zapošljavanju Republike Srpske i podzakonskim aktima, protok informacija neophodnih za blagovremeno i kvalitetno obavljanje poslovnih aktivnosti, pravilnu raspodjelu ovlašćenja i nadležnosti, vođenje ispravne poslovne politike, te da omoguće i obezbijede postupanje zaposlenih radnika u skladu sa stručnim, etičkim, moralnim i poslovnim kodeksom i normama.

III- ADMINISTRATIVNI INTERNI KONTROLNI POSTUPCI

Član 4.

Administrativni interni kontrolni postupci su organizacioni planovi, politike, procedure, evidencije i ostale mjere kojima se omogućava da se poslovi izvršavaju u skladu sa organizacijom i sistematizacijom u Zavodu za zapošljavanje:
- prijem pošte,
- razvrstavanje, ekspeditovanje i dostavljanje pošte,
- načini i rokovi sačinjavanja pismenih akata,
- ovjera i distribucija pisama,
- organizacija dostavljanja materijala resornom ministarstvu, Vladi Republike Srpske. Upravnom i
Nadzornom odboru Zavoda i drugim nadležnim organima i institucijama,
- način sačinjavanja odluka direktora, Upravnog i I Nadzornog odbora Zavoda, u sektorima, filijalama, službama i radnim grupama,
- organizovanje sastanaka sa predstavnicima organa i institucija,
- organizacija administrativnih poslova na svim nivoima organizovanja u Zavodu,
- ostali administrativni poslovi u Zavodu.

Član 5.

Prijem pošte u fizičkom obliku u Zavodu vrše ovlašćeni radnici Centralne službe i filijala - tehnički sekretar, administrator za opšte poslove, tehnički sekretar direktora, zavođenjem iste u glavni protokol, otiskivanjem prijemnog štambilja na svaki primljeni akt i unošenjem broja protokola.
Poštu primljenu u zatvorenim kovertama, omotima, paketima i slično otvara ovlašćeno lice ili lice na koje je ista naslovljena.
Povjerljivu i strogo povjerljivu poštu otvara direktor ili zamjenik direktora Zavoda.
Pošta u vezi sa raspisanim tenderima, licitacijama, konkursima i slično otvara se na mjestu u vrijeme i na način utvrđen propisima ili odlukom.
Poštu u elektronskom obliku prima radnik ovlašćen za pristup kompjuterskom sistemu za prijem pošte (tehnički sekretar direktora). Elektronsku poštu otvara lice koje ima ovlašćenje za pristup i korišćenje elektronske adrese Zavoda.
Poštu primljenu na ličnu elektronsku adresu otvara to lice ili drugo posebno ovlašćeno lice.
Poštu primljenu na lično ime otvara lice na koje je pošta naslovljena. Ukoliko se radi o službenoj pošti, dužan je istu vratiti na glavni protokol.

Član 6.

Razvrstavanje, klasifikaciju i raspoređivanje pošte vrše ovlašćeni radnici Zavoda i istu internim knjigama dostavljaju sektorima, sektori zatim zaprimaju poštu u svoje prijemne protokole i dostavljaju službama, a poštu za filijale putem knjige za otpremu pošte dostavljaju filijalama koje zatim zaprimaju poštu u svoje prijemne protokole i vrše dalji raspored prema službama, odnosno organizacionim dijelovima.
Pošta upućena Vladi Republike Srpske i drugim institucijama i pravnim licima otprema se isključivo putem glavnog protokola, preko ovlašćenog radnika (administrator za opšte poslove).
Poštu u elektronskom obliku otprema lice koje ima pristup elektronskoj adresi Zavoda sa koje se pošta otprema (tehnički sekretar direktora).
Prijem, otvaranje, pregledavanje, označavanje, evidentiranje i raspoređivanje pošte vršiće se u skladu sa ovim pravilnikom, Uputstvom o raspoređivanju kancelarijskog poslovanja republičkih organa uprave ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 31/05) i Pravilnikom o kancelarijskom poslovanju Zavoda.

Član 7.

Sva ulazna knjigovodstvena dokumentacija se isti dan po prijemu zavodi u knjigu protokola i knjigu ulaznih računa i istog ili narednog dana dostavlja Sektoru za finansije.
U Sektoru za finansije vrši se likvidacija knjigovodstvene dokumentacije, i to formalna i računska kontrola dokumenata.
Likvidaciju dokumenata u roku od dva dana od dana prijema dokumenata vrši lice koje po poziciji i radnom mjestu obavlja poslove rukovodioca računovodstvene službe.
Blagajničku dokumentaciju ovjerava direktor ili izvršni direktor Sektora za finansijske poslove.
Putne naloge treba čitko popuniti i tačno navesti vrijeme provedeno na službenom putovanju, sačiniti izvještaj, obračunati ukupne troškove putovanja i pravdati ih najkasnije u roku od pet (5) dana od dana povratka sa službenog putovanja. Uz izvještaj o obavljenom službenom putovanju obavezno se prilaže dokumentacija u vezi sa nastalim putnim troškovima. Izvještaj o obavljenom službenom putovanju, pored podnosioca, potpisuje i neposredni rukovodilac.
Blagajnici i stručni saradnici za obračunske poslove u Centralnoj službi i filijalama dužni su u roku od dva (2) dana od nastanka poslovne promjene dostaviti ispravnu knjigovodstvenu dokumentaciju u Sektor za finansije.
Tehnički sekretar direktora, administrativni radnici u filijalama dužni su