Na osnovu člana 16. Zakona o arhivskoj delatnosti ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 35/99), po prethodno pribavljenom mišljenju Arhiva Republike Srpske, Ministarstvo nauke i kulture donosi
PRAVILNIK
O ČUVANjU I ZAŠTITI ARHIVSKE GRAĐE I REGISTRATURSKOG MATERIJALA VAN ARHIVA
(Objavljen u "Sl. glasniku RS", br. 31 od 18. septembra 2000)
OSNOVNE ODREDBE
Član 1.
Ovim pravilnikom propisuju se uslovi čuvanja i zaštite i druge obaveze imalaca građe i registraturskog materijala van arhiva, a naročito obezbeđenje:
- mikroklimatskih, hemijsko-bioloških i fizičkih uslova čuvanja,
- prostorija i opreme,
- stručnog kadra.
Član 2.
Pod imaocima arhivske građe i registraturskog materijala podrazumevaju se imaoci u smislu člana 7. st. 1 - 4 Zakona o arhivskoj delatnosti (u daljem tekstu: Zakon).
Član 3.
Imaoci arhivske građe i registraturskog materijala dužni su da arhivsku građu i registraturski materijal čuvaju u sređenom i bezbednom stanju do predaje Arhivu Republike Srpske.
Pod sređenim stanjem podrazumeva se poredak arhivske građe i registraturskog materijala predviđen propisima ili opštim aktima o sistemu kancelarijskog poslovanja imalaca.
Pod bezbednim stanjem podrazumeva se čuvanje arhivske građe i registraturskog materijala od oštećenja, uništenja i nestajanja.
USLOVI ČUVANjA, PROSTORIJE I OPREMA
Član 4.
Imaoci arhivske građe i registraturskog materijala dužni su da osiguraju mikroklimatske, hemijsko-biološke i fizičke uslove za zaštitu arhivske građe i registraturskog materijala od štetnog delovanja temperature, vlage, svetlosti, zračenja, prašine, mikroorganizama, insekata, glodara i fizičkih oštećenja.
Član 5.
Mikroklimatski uslovi za prostorije u kojima se čuva arhivska građa i registraturski materijal su vrednosti temperature vazduha od 10 do 15oCi relativne vlažnosti vazduha od 50 do 60 %.
Mikroklimatski uslovi za čuvanje arhivske građe i registraturskog materijala na nekonvencionalnim nosačima podataka (magnetni zapisi, filmske trake, mikroforme, diskovi i dr.) su vrednosti temperature vazduha od 10 do 15oCi relativne vlažnosti vazduha od 55%.
Prilikom čuvanja materijala iz prethodnog stava ovog člana imaoci su dužni da se pridržavaju mera i uputstava koje je propisao proizvođač.
Član 6.
Imaoci su dužni da arhivsku građu i registraturski materijal zaštite od direktnog delovanja sunčevog svetla, odnosno da u arhivskim prostorijama koriste tzv. "hladne" izvore svetlosti.
Član 7.
Imaoci su dužni da redovno vrše dezinfekciju, dezinsekciju i deratizaciju prostorija za smeštaj arhivske građe i registraturskog materijala.
Član 8.
Imaoci arhivske građe i registraturskog materijala dužni su da osiguraju odgovarajuće prostorije za smeštaj arhivske građe i registraturskog materijala.
Pod odgovarajućim prostorijama podrazumevaju se prostorije:
- koje su suve i zračne,
- koje su udaljene od izvora otvorenog plamena i od prostorija u kojima su uskladištene lako zapaljive materije,
- u kojima nema vodovodnih, kanalizacionih, plinskih i elektro instalacija i uređaja centralnog grejanja bez odgovarajuće zaštite, uključujući i zaštitu od nadiranja podzemnih i nadzemnih voda.
Pod arhivskim