Na osnovu člana 34. Zakona o Ombudsmanu Republike Srpske - zaštitniku ljudskih prava ("Službeni glasnik Republike Srpske", br. 4/00 i 49/04), ombudsman Republike Srpske donio je

PRAVILA POSTUPKA

(Objavljena u "Sl. glasniku RS", br. 40 od 19. aprila 2005)

I- OPŠTE ODREDBE

Član 1.

Ovim pravilima uređuju se, u skladu sa Zakonom o Ombudsmanu Republike Srpske - zaštitniku ljudskih prava (u daljem tekstu: Zakon) pravila procedure za rad institucije Ombudsmana Republike Srpske - zaštitnika ljudskih prava (u daljem tekstu: Ombudsman RS) i uređuju druga pitanja potrebna za njegov rad.

Član 2.

Ombudsman RS je nezavisna institucija čiji je cilj zaštita legitimnih prava i interesa fizičkih i pravnih lica, u skladu sa Ustavom BiH, Ustavom Republike Srpske i međunarodnim sporazumima.
Ombudsman RS će u skladu sa Ustavom, Zakonom, ovim pravilima i drugim aktima pratiti i istraživati aktivnosti institucija u Republici Srpskoj.

Član 3.

Ombudsman RS ima pečat i druga obilježja u skladu sa propisima Republike Srpske i BiH.
Pečat institucije je okruglog oblika, prečnika 3,5 cm sa znakom Ombudsmana RS u sredini, sa tekstom po obodu "Ombudsman Republike Srpske - zaštitnik ljudskih prava" na ćiriličnom i latiničnom pismu.
Broj pečata određuje ombudsman, u skladu sa organizacijom i potrebama rada institucije.

Član 4.

Ombudsman RS u radu obezbjeđuje ravnopravnu upotrebu jezika i pisama naroda BiH.

Član 5.

Ombudsman RS i njegovo osoblje imaju obavezu da postupaju sa potrebnom diskrecijom i da dokumenta koja su u skladu sa zakonom označena kao povjerljiva ili tajna ne stavljaju na uvid javnosti. U ovu svrhu Ombudsman RS će preduzeti posebne zaštitne mjere.

Član 6.

Ombudsman RS svoje preporuke, odluke i izvještaje donosi nakon pribavljenog mišljenja oba zamjenika.

Član 7.

U slučaju duže odsutnosti, spriječenosti ili bolesti, ombudsmana zamjenjuje jedan od njegovih zamjenika prema redoslijedu koji oni utvrde.
Ombudsmani se svakih 16 (šesnaest) mjeseci smjenjuju tako da poslije imenovanog ombudsmana iz reda srpskog naroda dužnost preuzima predstavnik bošnjačkog naroda, a potom predstavnik hrvatskog naroda.

Član 8.

Protiv bilo koje akcije ili odluke Ombudsmana RS, uključujući odluke da istraži ili ne istraži žalbu, ne može se podnijeti žalba.

Član 9.

Ombudsman može davati opšta ili posebna ovlašćenja zamjenicima ombudsmana, savjetnicima i ostalim radnicima za istražne ili druge radnje koje moraju obaviti.
Ovlašćeni radnici su dužni povjerene radnje obaviti blagovremeno i savjesno.

Član 10.

Ombudsman, zamjenici ombudsmana, savjetnici i ostalo osoblje imaju identifikacione kartice sa fotografijom i identifikacionim podacima.
Formu identifikacione kartice određuje ombudsman.

Član 11.

Ombudsman RS svoju organizaciju i funkcionisanje ostvaruje na principu finansijske samostalnosti.
Ombudsman raspoređuje sredstva odobrena budžetom Republike Srpske, u skladu sa svojim godišnjim planom i normativnim aktima.
Ombudsman RS može, u skladu sa zakonom, primiti donaciju bilo koje vlade, međunarodne ili nevladine organizacije, uz puno poštovanje potrebe da održi svoju samostalnost i nepristrasnost u radu.

II- ISTRAŽNI POSTUPAK

1. Pokretanje postupka

Član 12.

Ombudsman RS postupa ili po podnesenoj žalbi ili po službenoj dužnosti (ex officio).

Član 13.

Svako fizičko ili pravno lice koje zahtijeva zaštitu zakonitih interesa može se obratiti Ombudsmanu RS bez ikakvih ograničenja.
Nacionalnost, državljanstvo, mjesto boravka, pol, pripadnost manjini, nacionalna pripadnost, religija, pravna nesposobnost, lišenost slobode bilo koje vrste i uopšte posebni odnosi sa, ili zavisnost od državnih organa ili vlasti, ne mogu ograničiti pravo na podnošenje žalbe Ombudsmanu RS.
Nijedan organ uprave ili vlasti ili pravno lice iz javnih službi ne može se žaliti Ombudsmanu RS zbog predmeta u njegovoj sferi rada.

Član 14.

Istraga koju vodi Ombudsman RS kao i proceduralne radnje će biti vođene sa najvećom mogućom diskrecijom kako u pogledu podnosioca žalbi, tako i u pogledu javnih službi i organa.
Sav rad Ombudsmana RS je besplatan za stranke i ne zahtijeva pomoć advokata ili pravnog savjetnika.

Član 15.

Žalba se, po pravilu, predaje neposredno ili šalje putem pošte pismeno.
Žalba Ombudsmanu može se najaviti telefonskim putem.
O svakoj žalbi najavljenoj telefonskim putem biće stavljena službena zabilješka.
U tom slučaju podnosilac žalbe će biti poučen da žalbu podnese u pismenoj formi u skladu sa odredbama člana 18. ovih pravila u roku koji odredi ombudsman i upozoren na posljedice toga roka.
Ako podnosilac žalbe propusti rok iz prethodnog stava, ombudsman neće otvarati istragu po toj žalbi.

Član 16.

Žalba se smatra zaprimljenom danom prijema u Ombudsmanu RS. Za svaku žalbu biće formiran poseban spis.
Poseban spis se formira i za svaki predmet pokrenut po službenoj dužnosti.

Član 17.

Ombudsman RS obezbjeđuje obrazac žalbe koji podnosioci žalbe mogu, ali ne moraju koristiti.
Ombudsman će posebnim aktom propisati formular žalbe u skladu sa ovim pravilima.

Član 18.

Žalba mora da sadrži:
1) prezime i ime podnosioca žalbe,
2) adresu,
3) razloge žalbe,
4) potpis podnosioca žalbe.
Ako je podnosilac žalbe u mogućnosti, može u žalbi navesti i:
1) naziv organa ili službe na koju se žalba odnosi (odgovorna strana),
2) šta zahtijeva od ombudsmana,
3) pravna sredstva koja su podnijeta nadležnim organima prije podnošenja žalbe,
4) broj kontakt telefona.
Uz žalbu treba priložiti kopije relevantnih dokumenata kojima podnosilac žalbe raspolaže, a koji su u vezi sa žalbom.
Žalba podnijeta na manje formalan način može biti prihvaćena ako Ombudsman RS smatra da bi to bilo opravdano radi zaštite prava i sloboda podnosioca žalbe.

Član 19.

Žalba Ombudsmanu RS može biti podnesena i putem trećeg lica - zakonskog zastupnika ili punomoćnika, saglasno zakonu.
Punomoćnik mora Ombudsmanu RS predati u spis uredno ovjerenu punomoć za zastupanje pred Ombudsmanom RS ili je dostaviti u roku koji odredi Ombudsman RS.
Podnosilac žalbe može dati i usmeno punomoć o čemu će savjetnik staviti zabilješku u predmetu.
Ukoliko podnosilac žalbe i punomoćnik preduzimaju iste radnje koje su različite po svom sadržaju, pravno dejstvo proizvodi ona radnja koju je preduzeo podnosilac žalbe.
Podnosilac žalbe ili njegov punomoćnik dužni su da o svakoj promjeni adrese i okolnosti koje se odnose na žalbu obavijeste Ombudsmana RS.

Član 20.

Žalbu može podnijeti i grupa građana ako se radi o kršenju prava po istom osnovu, s tim da u žalbi trebaju biti naznačeni svi podnosioci i predstavnik grupe. Ako nije naznačen predstavnik grupe, kao predstavnik se smatra podnosilac žalbe koji je naznačen prvi u žalbi.

Član 21.

Ako se iz činjenica navedenih u žalbi utvrdi da je došlo do povrede prava i sloboda većeg broja lica, Ombudsman RS može