Na osnovu člana 18. i 20. stav 2. tačka c) Zakona o kontroli kretanja oružja i vojne opreme ("Službeni glasnik BiH", br. 53/09), uz saglasnost Ministarstva unutrašnjih poslova Republike Srpske, kantonalnih ministarstava unutrašnjih poslova i Policije Brčko Distrikta Bosne i Hercegovine, zamjenik ministra sigurnosti BiH donosi

PRAVILNIK

O OBLIKU, SADRŽAJU I NAČINU VOENjA EVIDENCIJA, TE ROKOVIMA ČUVANjA PODATAKA U EVIDENCIJAMA KOJE VODE ORGANI NADLEŽNI ZA IZDAVANjE ODOBRENjA ZA KRETANjE ORUŽJA I VOJNE OPREME

(Objavljeno u "Sl. glasnik BiH", br. 94 od 07 decembra 2009)

- OPĆE ODREDBE

(Predmet Pravilnika)

Član 1.

Pravilnik o obliku, sadržaju i načinu vođenja evidencija, te rokovima čuvanja podataka u evidencijama koje vode organi nadležni za izdavanje odobrenja za kretanje oružja i vojne opreme (u daljnjem tekstu: Pravilnik) propisuje oblik, sadržaj i način vođenja evidencija i rokove čuvanja podataka u evidencijama koje vode organi nadležni za izdavanje odobrenja za kretanje oružja i vojne opreme (u daljnjem tekstu: naoružanje).

(Evidencije koje vode nadležni organi)

Član 2.

(1) Ministarstvo sigurnosti BiH, Ministarstvo unutrašnjih poslova RS, ministarstva unutrašnjih poslova kantona i Policija Brčko Distrikta BiH (u daljnjem tekstu: nadležni organi) vode sljedeće evidencije:
a) Evidencija podnesenih zahtjeva za kretanje naoružanja;
b) Evidencija izdatih odobrenja za kretanje naoružanja;
c) Evidencija odbijenih zahtjeva za kretanje naoružanja;
d) Evidencija provedenih nadzora i kontrola.
(2) Centralni registar evidencija iz stava (1) ovog člana vodi Ministarstvo sigurnosti BiH na osnovu izdatih saglasnosti, odobrenja i zapisnika o provedenim nadzorima i kontrolama.
(3) Uz pisane evidencije iz stava (1) ovog člana, vodi se i poseban imenični (abecedni) registar.

- OBLIK, SADRŽAJ I NAČIN VOENjA EVIDENCIJA OBLIK I NAČIN VOENjA EVIDENCIJA

(Oblik vođenja evidencija)

Član 3 .

(1) Evidencije iz člana 2. stav (1) ovog Pravilnika, vode se u pisanoj i elektronskoj formi.
(2) Nakon uspostavljanja tehničkih uslova, evidencije iz člana 2. stav (1) ovog Pravilnika, vode se i u elektronskoj formi, unošenjem podataka od strane nadležnog organa.

(Oblik vođenja pisanih evidencija i način njihovog otvaranja)

Član 4.

(1) U pisanoj formi, navedene evidencije se vode u obliku knjige (u daljnjem tekstu: Knjiga evidencije) koja mora biti tvrdo ukoričena i sa numerisanim stranicama.
(2) Prije početka upisivanja u Knjigu evidencije, svaka knjiga mora biti ovjerena od strane ovlaštenog lica nadležnog organa. Ovjera se vrši na unutrašnjoj strani prve korice, a njome se utvrđuje broj stranica u knjizi. Primjer: "Evidencija (naziv evidencije) ima (brojem i slovima) stranica". Ispod teksta upisuje se mjesto, datum, potpis ovlaštenog lica i stavlja otisak pečata nadležnog organa.
(3) Na svakoj knjizi evidencije, na vanjskoj strani prve korice mora postojati naljepnica sa ispisanim nazivom odnosne evidencije i označenom godinom za koju se ta Knjiga vodi. Ako se jedna Knjiga vodi za više kalendarskih godina, na naljepnici će se, početkom svake godine, dopisati nova tekuća godina.
(4) Naziv evidencije upisuje se prema odgovarajućem nazivu iz člana 2. stav (1) ovog Pravilnika.
(5) Za vođenje evidencija propisanih ovim Pravilnikom (Knjige evidencije i Imenični registar) nadležni organi mogu koristiti samo obrasce br. 1. do 5. ovog Pravilnika, koji su njegov sastavni dio.

(Način zaključivanja Knjiga evidencije)

Član 5.

(1) Na kraju svake kalendarske godine Knjiga evidencije zaključuje se za proteklu godinu.
(2) Zaključivanje se vrši stavljanjem ispod posljednjeg upisa zabilješke slijedećeg sadržaja:
"Ova (naziv evidencije) za (broj) godinu, zaključuje se sa rednim brojem (redni broj ispisan brojevima i slovima). U (naziv mjesta gdje se zaključivanje vrši) dana (dan mjesec i godina zaključivanja). Potpis ovlaštenog lica nadležnog organa i otisak pečata nadležnog organa".
(3) Slobodan prostor na istoj stranici iza zabilješke o zaključivanju poništava se sa dvije unakrsno iscrtane kose crte i pri vrhu naredne strane krupnim brojevima upisuje se nova kalendarska godina, a sa upisima se ponovo počinje od rednog broja jedan - ".

(Način unosa podataka)

Član 6.

(1) Podaci u Knjige evidencije upisuju se na osnovu odgovarajućeg podneska (zahtjeva, odobrenja, rješenja o odbijanju zahtjeva za kretanje naoružanja, zapisnika o provedenom nadzoru i kontroli i drugih relevantnih dokumenata koji sadrže podatke koji se upisuju u evidencije propisane ovim pravilnikom). Podaci se upisuju od strane za to ovlaštenog službenika nadležnog organa.
(2) Upisi, uključujući ispravke, u Knjige evidencije po odredbama ovog Pravilnika vrše se hemijskom olovkom ili tintom, a upisane riječi ili znaci ne smiju se brisati. U slučaju pogrešnog upisa ispravka se vrši na taj način što se pogrešno napisana riječ ili znak prekriži tako da ostane čitljiv, a ispravan upis vrši se u slobodnom prostoru u istoj vertikalnoj rubrici. Ispravka se ovjerava potpisom ovlaštenog službenika i pečatom nadležnog organa, uz označavanje datuma ispravke.
(3) Redni brojevi u evidencijama pišu se prilikom upisa i ne smiju se ispisivati unaprijed.
(4) Ispravka pogrešno upisanog rednog broja stranice u knjizi i rednog broja upisa vrši se tako što se pogrešno upisani broj prekriži kosom crtom i stavi u zagradu, a iznad njega ili pored njega upiše se novi broj.
(5) U rubriku "napomena" u propisanim obrascima upisuju se podaci za koje nadležni organ smatra da su relevantni a nisu upisani u već postojeće rubrike predmetnog obrazca.

(Oblik vođenja elektronskih evidencija)

Član 7.

(1) Izdate saglasnosti, odobrenja, odbijeni zahtjevi, zapisnici o provedenom nadzoru i kontroli će se skenirati u PDF formatu i razdvojiti po mapama.
Mape su slijedeće: Izdate saglasnosti, izdata odobrenja, odbijeni zahtjevi, zapisnici o provedenom nadzoru i kontroli.
(2) Odredbe iz stava 1. ovog člana primjenjivat će se privremeno do uspostave softverske aplikacije od strane Ministarstva sigurnosti BiH.

(Svrha vođenja elektronskih evidencija)

Član 8.

Vođenje elektronskih evidencija omogućiće razmjenu podataka između nadležnih organa koji vode evidencije o kretanju naoružanja a pristup Centralnom registru koji vodi Ministarstvo sigurnosti Bosne i Hercegovine u elektronskoj formi će biti ostvaren kroz softversku aplikaciju.

(Elektronski unos podataka)

Član 9.

(1) Podaci koji će se unostiti u elektronske evidencije će biti ažurirani i unešeni u te evidencije najkasnije u roku od mjesec dana od uspostave softverske aplikacije.
(2) Unos, izmjene, te eventualno brisanje podataka iz elektronskih evidencija će biti obavljani od strane ovlaštene organizacione jedinice nadležnog