Na osnovu člana 52. Statuta Brčko Distrikta BiH -prečišćeni tekst ("Službeni glasnik Brčko Distrikta BiH", broj 2/10), člana 10. i člana 11. stav (2) Zakona o Vladi Brčko Distrikta BiH ("Službeni glasnik Brčko Distrikta BiH", broj: 19/07, 36/07, 38/07, 2/08, 17/08, 23/08 i 14/10), a na prijedlog Ureda gradonačelnika, Vlada Brčko Distrikta BiH, na 119. redovnoj sjednici održanoj 28. decembra 2011. godine, donosi

ODLUKU

O USPOSTAVI SISTEMA INTERNE KONTROLE

(Objavljeno u "Sl. glasniku Brčko Distrikta", br. 18 od 01 juna 2012)

DIO PRVI - OPĆE ODREDBE

(Predmet)

Član 1.

Ovom odlukom se uređuje sistem interne kontrole rada i poslovanja organa javne uprave Brčko Distrikta Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: organi uprave Distrikta), utvrđuju osnovna načela kojima se moraju rukovoditi rukovodioci i zaposleni u organima uprave Distrikta (u daljnjem tekstu: zaposlenici) u izvršavanju radnih dužnosti.

Član 2.

(Svrha interne kontrole)
(1) U radu i poslovnim zadacima u organima uprave Distrikta sistem interne kontrole osigurava: efektivnost i efikasnost rada i poslovanja, pouzdanost finansijskog izvještavanja, javnost izvještavanja o radu i poslovanju, usklađenost s relevantnim zakonima i drugim propisima.
(2) Sistem interne kontrole čine usvojene politike i procedure koje osiguravaju ekonomičnost, djelotvornost i efikasnost ispunjavanja ciljeva u radu organa uprave Distrikta, rad državnih službenika i namještenika u skladu sa važećim zakonima i drugim propisima s ciljem zaštite potencijala od gubitaka izazvanih rasipanjem, zloupotrebom, pogrešnim upravljanjem, greškama, prevarom i drugim nepravilnostima.
(3) Interna kontrola podrazumijeva i procjenu rizika, kontrolne radnje, proces informisanja i komuniciranja, kao i proces nadziranja i ispravke nepravilnosti.

(Cilj interne kontrole)

Član 3.

Internom kontrolom se, u skladu sa važećim zakonima i drugim propisima, osigurava:
a) efektivno i efikasno korištenje radnog potencijala svakog zaposlenog s ciljem ispunjavanja planova rada i poslovanja organa uprave Distrikta;
b) prikupljanje, razvijanje i održavanje pouzdanih i tačnih finansijskih i upravljačkih podataka i informacija, kao i objavljivanje istih u redovnim izvještajima;
c) uspješno uspostavljanje i provođenje odgovarajućih postupaka za smanjenje rizika i nepravilnosti u radu i poslovanju organa uprave Distrikta.

(Zadatak interne kontrole)

Član 4.

Osnovni zadatak interne kontrole je kontrola nad sistemom funkcionisanja rada i poslovanja sa ciljem preventivnog djelovanja za sprečavanje nastajanja ili utvrđivanja nepravilnosti i pogreški u radu i poslovanju, kao i davanje prijedloga za njihovo otklanjanje.

DIO DRUGI - SISTEM INTERNE KONTROLE

POGLAVLjEI. ELEMENTI SISTEMA INTERNE KONTROLE

(Osnovni elementi interne kontrole)

Član 5.

Osnovni elementi interne kontrole su:
a) kontrolno okruženje;
b) spoznaja i procjena rizika:
c) kontrolne radnje;
d) informacije i komunikacija;
e) nadziranje i ispravka nepravilnosti.

(Kontrolno okruženje)

Član 6.

Kontrolno okruženje podrazumijeva opće stavove, savjesnost i aktivnost rukovodilaca, službenika i namještenika koji se tiču sistema interne kontrole i značaja tog sistema za javnu upravu.

(Faktori od uticaja na kontrolno okruženje)

Član 7.

Faktori koji utiču na kontrolno okruženje su:
a) integritet i etičke vrijednosti;
b) obaveza prema stručnosti i pravilima upravljanja ljudskim resursima;
c) poslovna filozofija i stil upravljanja rukovodilaca;
d) organizaciona struktura organa uprave i metode utvrđivanja ovlaštenja i odgovornosti.

(Integritet i etičke vrijednosti)

Član 8.

(1) Organi uprave su dužni osigurati pravilno provođenje Etičkog kodeksa državnih i javnih službenika i namještenika u institucijama u organima uprave Brčko Distrikta BiH (u daljnjem tekstu: Etički kodeks).
(2) Etički kodeks treba biti dostupan svim zaposlenicima.
(3) Svi zaposleni su dužni upoznati se sa pravilima Etičkog kodeksa.

(Predanost rukovodilaca)

Član 9.

Internom kontrolom se osigurava sljedeće:
a) pozitivan stav rukovodilaca organa uprave (u daljnjem tekstu: rukovodilac) prema internoj kontroli, integritetu i etici;
b) da rukovodioci preduzmu odgovarajuće mjere ukoliko su identifikovane moguće prijetnje po integritet.

(Sukob interesa)

Član 10.

Rukovodilac je dužan da odredbe o sukobu interesa propisane zakonom dosljedno provodi.

(Upravljanje ljudskim resursima)

Član 11.

(1) Rukovodioci su dužni u saradnji sa Pododjeljenjem za ljudske resurse uraditi detaljan opis poslova za svako radno mjesto na sljedeći način:
a) identifikovati znanja i sposobnosti potrebne za obavljanje zadataka unutar organa uprave;
b) u opisu radnog mjesta definisati specifične dužnosti, odnose izvještavanja i odgovornosti vezane za internu kontrolu.
(2) Rukovodioci su dužni zaposlenicima osigurati zakone, pravila i procedure koji se odnose na obavljanje njihovih zadataka.

(Zapošljavanje)

Član 12.

Odbor za zapošljavanje je dužan osigurati poštivanje pravila i procedura zapošljavanja s ciljem zapošljavanja stručnih i pouzdanih zaposlenika.

(Ocjene učinka rada zaposlenika)

Član 13.

Rukovodilac je dužan prepoznati i nagraditi učinak zaposlenika u skladu sa zakonom i odobrenim pravilima i procedurama osiguravajući:
a) da su određeni pojedinačni ciljevi;
b) da se periodično sastaje sa zaposlenicima kako bi analizirao učinak u odnosu na postavljene ciljeve;
c) da predloži mjere za poboljšanje rada;
d) da ocjenjuje pojedinačni učinak najmanje jednom godišnje.

(Obuka zaposlenih)

Član 14.

Rukovodilac je dužan organizovati odgovarajuću obuku, kako bi se osiguralo da svi zaposlenici posjeduju znanja i sposobnosti za efikasno izvršavanje zadataka.

(Poslovna filozofija i stil upravljanja)

Član 15.

Rukovodilac daje jasan signal zaposlenicima o značaju koji pridaje sistemu interne kontrole kroz:
a) nadgledanje poslovnih rizika;
b) ostvarivanje finansijskih i operativnih ciljeva i
c) finansijsko izvještavanje.

(Rotacija zaposlenika)

Član 16.

Rukovodilac, gdje je moguće, razmatra preraspoređivanje zaposlenika na poslovima upravljanja finansijama, kao i na drugim radnim mjestima gdje je moguća zloupotreba položaja kako bi se umanjila mogućnost od zloupotreba i nepravilnosti.

(Stil rada rukovodioca)

Član 17.

Rukovodilac preuzima aktivnu ulogu u planiranju, nadziranju i izvještavanju o rezultatima tako da:
a) odluke budu zasnovane na tačnim i pouzdanim informacijama;
b) se sastanci sa njemu podređenim rukovodiocima redovno održavaju, s ciljem kontrole učinaka rada u odnosu na zadate ciljeve i radi efikasnosti interne kontrole.

(Organizaciona struktura organa uprave i metode utvrđivanja ovlaštenja i odgovornosti)

Član 18.

Organ uprave organizacionom strukturom:
a) osigurava kvalitet kontrolnog okruženja kroz pružanje okvira za planiranje, koordinaciju, izvještavanje i kontrolu;
b) definiše formalne pravce komuniciranja i protok informacija;
c) osigurava efikasnu upotrebu resursa, postizanje ciljeva i eliminiše duplo obavljanje aktivnosti.

(Davanje ovlaštenja)

Član 19.

(1) Rukovodilac odgovarajućim zaposlenicima dodjeljuje ovlaštenja s ciljem povećanja motivacije zaposlenika i unapređenja fleksibilnosti, efikasnosti i djelotvornosti kontrole.
(2) Pojedinačne odgovornosti i ograničenja ovlaštenja trebaju biti precizno definisana i pismeno dostavljena zaposlenicima tako da:
a) svaki zaposlenik bude upoznat sa svojom ulogom;
b) finansijske i operativne odgovornosti budu dodijeljene isključivo onim zaposlenicima koji posjeduju odgovarajući stepen stručnosti i iskustva.

(Izvršenje plana i programa zapošljavanja)

Član 20.

Rukovodilac je dužan da, u skladu sa planom i programom zapošljavanja, blagovremeno i efikasno izvrši popunjavanje upražnjenih radnih mjesta u svom organu uprave.

(Odgovornost)

Član 21.

(1) Rukovodioci i zaposlenici su odgovorni za postizanje ciljeva, kao i korištenje resursa koji su im dati na raspolaganje.
(2) Organi uprave su dužni omogućiti redovne preglede interne kontrole i procese izvještavanja koji omogućava tačne informacije o stanju interne kontrole u organima uprave.
(3) Organi uprave dostavljaju informacije o stanju interne kontrole u godišnjem izvještaju o izvršenju budžeta.

POGLAVLjEII. PROCJENA I UPRAVLjANjE RIZIKOM

(Planiranje, nadziranje i izvještavanje)

Član 22.

S ciljem uspostavljanja efikasnog sistema interne kontrole organ uprave:
a) vrši prepoznavanje i kontinuiranu procjenu i ocjenjivanje nefinansijskih i finansijskih rizika;
b) izrađuje plan aktivnosti kako bi otklonio ili ublažio rizike koji mogu biti prepreka postizanju ciljeva.

(Ciljevi)

Član 23.

(1) Rukovodilac, uzimajući u obzir direktne