Na osnovu čl. 4., 9. i 25. Zakona o Agenciji za bankarstvo Federacije Bosne i Hercegovine ("Službene novine Federacije BiH", br. 9/96 i 27/98, 20/00, 45/00 i 58/02), čl. 38. stav 1. i 51. stav 2. u vezi sa članom 69. Zakona o bankama ("Službene novine Federacije BiH", br. 39/98, 32/00, 48/01, 27/02, 41/02 i 58/02), Upravni odbor Agencije za bankarstvo Federacije Bosne i Hercegovine, donosi
ODLUKU
O MINIMALNIM STANDARDIMA SISTEMA INTERNE KONTROLE U BANKAMA
(Objavljeno u "Sl. novine FBiH", br. 3 od 29 januara 2003)
Član 1.
Ovom odlukom se bliže propisuje obavezni minimum standarda sistema interne kontrole koji je banka dužna da obezbijedi, kontinuirano provodi i održava.
Član 2.
Nadzorni odbor je odgovoran da, na osnovu prijedloga uprave banke banke donese odluku o uspostavi, održavanju i unapređenju efikasnog sistema interne kontrole u banci i osigura da uprava banke obezbijedi uslove za njegovo provođenje odnosno da uprava banke i drugi zaposleni u banci uspostavljaju i provode detaljne procedure i postupke vezane za sveobuhvatni sistem praćenja i provjera izvršavanja poslovnih aktivnosti i operacija na svim poslovnim (funkcionalnim i operativnim) nivoima i područjima poslovanja banke. Istovremeno nadzorni odbor je dužan da, na prijedlog uprave banke, utvrdi ciljeve te donese i kontinuirano prati provođenje politika vezanih za sistem interne kontrole banke koje, između ostalog, treba da osiguraju i to da se ovlaštenja za donošenje poslovnih odluka, zavisno od njihove prirode, prenose na odgovarajuće rukovodne nivoe banke i da se ta ovlaštenja u potpunosti provode odnosno izvršavaju kroz cijelu organizacionu shemu banke.
Član 3.
U cilju osiguranja minimalnih zahtjeva sistema interne kontrole banke u skladu sa ovom odlukom, nadzorni odbor je dužan da:
1. donese i osigura uspostavu efikasne organizacione strukture banke;
2. donese poslovni plan banke, u pisanom obliku, sa jasnim ciljevima i poslovnim politikama banke koje obuhvaćaju i definisanje (utvrđivanje) prihvatljivih i neprihvatljivih rizika sa odgovornostima uprave banke za osiguranje uslova za identifikaciju, praćenje i kontrolu tih rizika;
3. osigura da poslovni plan banke sadrži strateški i operativne planove;
4. osigura da poslovni plan banke jasno i precizno definiše linije nadležnosti i odgovornosti kao i sistem odnosno linije izvještavanja;
5. osigura da viši rukovodni nivoi banke provode stalno praćenje i kontrolu izvršavanja funkcija nižih rukovodnih nivoa banke;
6. osigura da banka uspostavi odgovarajuće računovodstvene procedure;
7. osigura da banka uspostavi odgovarajuće procedure za zaštitu aktive;
8. osigura da je sistem interne kontrole banke pod stalnim nadzorom interne i povremenim nadzorom eksterne revizije; i
9. donese plan za stalni nadzor i periodičnu kontrolu funkcionisanja sistema interne kontrole od strane odbora za reviziju kao i program za njegov razvoj i unapređenje.
Član 4.
Sistem interne kontrole prvenstveno obuhvata računovodstveno i finansijsko poslovanje banke, uključujući posebnu kontrolu finansijskog plana i planiranja, standardnih i nestandardnih troškova, statističkih analiza i njihovu objavu, periodičnih operativnih i poslovnih izvještaja te programa obuke za poboljšanje izvršnih funkcija svih službenika banke i ima usku vezu sa internom revizijom koja: a) vrši nadzor nad funkcionisanjem sistema interne kontrole banke i b) odboru za reviziju i upravi pruža pravovremenu informaciju o njegovoj adekvatnosti i efikasnosti.
Član 5.
Sistem interne kontrole banke obavezno sadrži administrativnu i računovodstvenu kontrolu.
Administrativna kontrola obuhvata:
1. uspostavu, praćenje, razvoj i kontrolu organizacione strukture odnosno sheme banke; i
2. kontrolu procedura i evidencija vezanih za procese donošenja odluka o odobravanju poslovnih transakcija banke od strane različitih nivoa rukovodstva.
Administrativna kontrola predstavlja polaznu tačku u uspostavljanju računovodstvene kontrole.
Računovodstvena kontrola obuhvaća plan procedura, procedure i evidencije vezane za zaštitu aktive i pouzdanost finansijskih evidencija banke i mora osigurati da:
1. se poslovne transakcije banke izvršavaju u skladu s općim ili posebnim odlukama odnosno odobrenjima nadležnog rukovodstva banke;
2. se poslovne transakcije banke knjigovodstveno evidentiraju bez odlaganja i tačno;
3. se poslovne transakcije banke knjigovodstveno evidentiraju u skladu sa zakonom i na način da je moguća izrada finansijskih izvještaja u skladu sa usvojenim računovodstvenim principima, međunarodnim računovodstvenim standardima i ostalim kriterijima koji se primjenjuju na finansijsko izvještavanje;
4. se poslovne transakcije banke knjigovodstveno evidentiraju na način da je odgovornost za aktivu banke prepoznatljiva i transparentna;
5. je pristup aktivi banke dozvoljen samo u skladu sa odobrenjem nadležnog rukovodstva;
6. se knjigovodstvene evidencije aktive provjeravaju i upoređuju sa stvarnim stanjem aktive u određenim, najmanje propisanim, vremenskim intervalima i da se, u slučaju bilo kakvih razlika, preduzimaju odgovarajuće mjere i aktivnosti.
Član 6.
Sistem interne kontrole mora osigurati da ni jedno lice zaposleno u banci ne može biti u poziciji da učini značajne greške ili počini prekršaje utvrđene zakonom, drugim propisima i internim aktima banke, a koji se u kratkom roku ne mogu otkriti.
Član 7.
Sistem interne kontrole banke mora da osigura slijedeće osnovne procedure:
1. za uspostavu i održavanje efikasne organizacione strukture banke;
2. za uspostavu i održavanje odgovarajućeg računovodstva banke;
3. za efikasnu zaštitu aktive banke; i
4. za omogućavanje uspostave i provođenja efikasnog programa interne i eksterne revizije banke;
5. za efikasnu zaštitu banke od zloupotreba u kriminalne svrhe (pranje novca, pljačke, terorizam i drugo).
Član 8.
Plan organizacione strukture banke, donesen od strane nadzornog odbora, mora uspostaviti jasne nivoe i linije nadležnosti kao i odgovornosti sa jasnim razgraničenjima između funkcija upravljanja, nadzora i rukovođenja u banci.
Po pitanju organizacione strukture banke sistem interne kontrole, kao minimum, treba osigurati da:
1. su ovlaštenja i ograničenja službenika banke jasno i precizno utvrđena u aktu o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji poslova banke donesenom od strane nadzornog odbora. Kao minimum kontrolnog aspekta ovog pitanja treba osigurati izvještavanje odbora za reviziju o slijedećim pitanjima:
a) likvidnosti banke;
b) adekvatnosti kapitala banke;
c) kvalitetu i klasifikaciji aktive banke;
d) dospjelim nenaplaćenim kreditima;
e) svim novim