Na osnovu čl. 86, 106. i 128. Zakona o bankama Republike Srpske ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 74/02), člana 4. Zakona o Agenciji za bankarstvo Republike Srpske ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 10/98, 16/00, 18/01 i 71/02), člana 15. stav 1. tačke 2. Statuta ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 38/98), Upravni odbor Agencije za bankarstvo Republike Srpske, na sjednici od 10. februara 2003. godine, donio je
ODLUKU
O MINIMALNIM STANDARDIMA SISTEMA INTERNE KONTROLE U BANKAMA
(Objavljena u "Sl. glasniku RS", br. 12 od 3. marta 2003)
Član 1.
Ovom odlukom se bliže propisuje minimum standarda sistema interne kontrole koji je banka dužna da obezbijedi, sprovodi i održava.
Član 2.
Banka je dužna da uspostavi, održava i unapređuje sistem interne kontrole.
Odluku o uspostavljanju sistema interne kontrole u banci donosi nadzorni odbor banke na prijedlog uprave.
Uslove za sprovođenje sistema interne kontrole obezbjeđuje uprava banke što podrazumijeva da u banci uspostavljaju i sprovode detaljne procedure i postupke vezane za sveobuhvatni sistem praćenja i provjera izvršavanja poslovnih aktivnosti i operacija na svim poslovnim nivoima i područjima poslovanja banke. Nadzorni odbor na prijedlog uprave banke, utvrđuje ciljeve, donosi i prati sprovođenje odluka vezanih za sistem interne kontrole banke koje, između ostalog, treba da obezbijede i to da se ovlašćenja za donošenje poslovnih odluka, zavisno od njihove prirode, prenose na odgovarajuće rukovodne nivoe banke i da se ta ovlašćenja u potpunosti sprovode, odnosno izvršavaju kroz cijelu organizacionu šemu banke.
Član 3.
U cilju obezbjeđivanja minimalnih zahtjeva sistema interne kontrole banke u skladu sa ovom odlukom, nadzorni odbor je dužan da:
1. donese i obezbijedi uspostavljanje efikasne organizacione strukture banke;
2. donese poslovni plan banke, sa jasnim ciljevima i poslovnom politikom banke koja obuhvata i definisanje (utvrđivanje) prihvatljivih i neprihvatljivih rizika sa odgovornostima rukovodstva banke za obezbjeđenje uslova za identifikaciju, praćenje i kontrolu tih rizika:
3. obezbijedi da poslovni plan banke sadrži strateški i operativne planove;
4. obezbijedi da poslovni plan banke jasno i precizno definiše linije nadležnosti i odgovornosti kao i sistem, odnosno linije izvještavanja;
5. obezbijedi da rukovodni nivoi banke stalno prate i kontrolišu izvršavanje funkcija nižih nivoa banke;
6. obezbijedi da banka uspostavi odgovarajuće računovodstvene procedure;
7. obezbijedi da banka uspostavi odgovarajuće procedure za zaštitu aktive;
8. obezbijedi da je sistem interne kontrole banke pod stalnim nadzorom interne i povremenim nadzorom eksterne revizije;
9. donese plan za stalni nadzor i periodičnu kontrolu funkcionisanja sistema interne kontrole od strane odbora za reviziju kao i program za njegov razvoj i unapređenje.
Član 4.
Sistem interne kontrole prvenstveno obuhvata računovodstveno i finansijsko poslovanje banke, uključujući posebnu kontrolu finansijskog plana i planiranja, standardnih i nestandardnih troškova, statističkih analiza i njihovo objavljivanje, periodičnih operativnih i poslovnih izvještaja, te programa obuke za poboljšanje izvršnih funkcija svih radnika banke.
Sistem interne kontrole ima usku vezu sa internom revizijom koja:
a) vrši nadzor nad funkcionisanjem sistema interne kontrole banke,
b) pruža pravovremene informacije o svojim aktivnostima odboru za reviziju i upravi banke.
Član 5.
Sistem interne kontrole banke obavezno sadrži administrativnu i računovodstvenu kontrolu.
Administrativna kontrola obuhvata:
1. uspostavljanje, praćenje, razvoj i kontrolu organizacione strukture, odnosno šeme banke;
2. kontrolu procedure i evidencije vezane za proces donošenja odluka o odobravanju poslovnih transakcija banke.
Administrativna kontrola predstavlja polaznu tačku u uspostavljanju računovodstvene kontrole.
Računovodstvena kontrola obuhvata plan, proceduru i evidenciju vezanu za zaštitu aktive i pouzdanost finansijskih evidencija banke i mora obezbijediti da se:
1. poslovne transakcije banke izvršavaju u skladu sa opštim ili posebnim odlukama, odnosno odobrenjima nadležnog rukovodstva banke;
2. poslovne transakcije banke knjigovodstveno evidentiraju bez odlaganja i tačno;
3. poslovne transakcije banke knjigovodstveno evidentiraju u skladu sa zakonom i na način koji omogućava izradu finansijskih izvještaja u skladu sa usvojenim računovodstvenim principima, međunarodnim računovodstvenim standardima i ostalim kriterijima koji se primjenjuju za finansijsko izvještavanje;
4. poslovne transakcije banke knjigovodstveno evidentiraju na način da je odgovornost za sredstva banke definisana i jasna;
5. pristup sredstvima banke dozvoljava samo u skladu sa odobrenjem nadležnog rukovodstva;
6. knjigovodstvene evidencije sredstava provjeravaju i upoređuju sa stvarnim stanjem sredstava u određenim, najmanje propisanim, vremenskim intervalima i da se, u slučaju bilo kakvih razlika, preduzimaju odgovarajuće mjere i aktivnosti.
Član 6.
Sistem interne kontrole mora obezbijediti da ni jedno lice zaposleno u banci ne može biti u poziciji da učini značajne greške ili počini prekršaje utvrđene zakonom, drugim propisima i internim aktima banke koji se u kratkom roku ne mogu otkriti.
Član 7.
Sistem interne kontrole banke mora da obezbijedi:
1. uspostavljanje i održavanje efikasne organizacione strukture banke;
2. uspostavljanje i održavanje odgovarajućeg računovodstva banke;
3. efikasnu zaštitu sredstava banke;
4. efikasnu zaštitu banke od zloupotreba i kriminalnih aktivnosti (pranje novca, terorizam, pljačka i dr.);
5. uspostavljanje i sprovođenje efikasnog programa interne i eksterne revizije banke.
Član 8.
Organizacionom strukturom banke uspostavljaju se jasni nivoi i linije nadležnosti kao i odgovornosti sa jasnim razgraničenjima između funkcija upravljanja, nadzora i rukovođenja u banci.
Po pitanju organizacione strukture banke sistem interne kontrole, kao minimum, treba da obezbijedi da:
1. su ovlašćenja i ograničenja radnika banke jasno i precizno utvrđena u aktu o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji poslova banke.
Kao minimum kontrolnog aspekta ovog pitanja treba obezbijediti izvještavanje odbora za reviziju o sljedećim pitanjima:
a) likvidnosti banke,
b) adekvatnosti kapitala banke,
v) kvalitetu i klasifikaciji