ODLUKU

O KANCELARIJSKOM POSLOVANjU ORGANA UPRAVE I STRUČNIH SLUŽBI BRČKO DISTRIKTA BIH

(Objavljeno u "Sl. glasniku Brčko Distrikta", br. 14 od 11 maja 2007)

Član 1.

(Organi uprave i stručne službe)
Ovom odlukom, uređuje se kancelarijsko poslovanje organa uprave Brčko Distrikta BiH (u daljnjem tekstu: organi uprave), stručnih službi Skupštine Brčko Distrikta BiH, Osnovnog suda i Pravosudne komisije, kao i preduzeća, ustanova i drugih organizacija, kada vrše javna ovlaštenja.

Član 2.

(Posebni propisi)
Ako su za pojedine organe uprave i stručne službe doneseni posebni propisi o organizaciji i načinu kancelarijskog poslovanja, odredbe ove odluke primjenjuju se samo na pitanja, koja nisu regulisana tim posebnim propisima.

Član 3.

(Kancelarijsko poslovanje)
Kancelarijsko poslovanje obuhvata: primanje, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje akata, klasifikovanje i zavođenje akata, njihovo dostavljanje u rad, administrativno-tehničku obradu akata, rokovnik predmeta, otpremanje pošte, razvođenje akata i njihovo arhiviranje i čuvanje.

Član 4.

(Pojmovi kancelarijskog poslovanja)
U smislu kancelarijskog poslovanja pojedini termini imaju slijedeće značenje:
a) Akt je svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili završava neka službena radnja organa uprave;
b) Prilog je pisani sastav (dokument, tabela, grafikon, crte i sl.) ili fizički predmet, koji se prilaže uz akt radi dopunjavanja, objašnjenja ili dokazivanja sadržine akta;
c) Predmet je skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i čini posebnu i samostalnu cjelinu;
d) Upravnim predmetom smatra se predmet u kojem se vodi upravni postupak i u kojem se rješava o pravima, obavezama i pravnim interesima građana, pravnih lica i drugih stranaka;
e) Dosje predstavlja više predmeta koji se odnose na istu materiju ili isto pravno ili fizičko lice i koji se kao jedna cjelina čuvaju na istom mjestu;
f) Fascikl predstavlja omot, kutiju, sanduk, korice i slič no u kojem je složeno više predmeta ili više dosjea koji se poslije završenog postupka čuvaju u tim fasciklima;
g) Arhivska građa je sav izvorni i reprodukovani (pisani, crtani, štampani, zapisi na magnetnom, mikrofilmskom i elektronskom mediju ili na drugi način zabilježeni) dokumentacijski materijal od značaja za historiju, kulturu i ostale društvene potrebe, koji je nastao u radu organa uprave i službe za upravu bez obzira kad je i gdje je nastao;
h) Registraturski materijal čine spisi (akti i predmeti), zapisi na magnetnom, mikrofilmskom i elektronskom mediju i na drugi način sastavljeni zapisi i dokumenti, kao i knjige i kartoteke o evidenciji tih spisa, zapisa i dokumenata, primljeni i nastali u radu organa uprave dok su od značaja za njihov tekući rad ili dok iz tog registraturskog materijala nije odobrena arhivska građa koja će se trajno čuvati;
i) Pisarnica je organizaciona jedinica ili radno mjesto u organu uprave gdje se vrše poslovi iz člana 3. ove odluke;
j) Arhiva je sastavni dio pisarnice gdje se čuvaju završeni predmeti i akti, evidencije o aktima, predmetima i zapisima, kao i ostali registraturski materijal do njihove predaje nadležnom arhivu ili uništenja.

Član 5.

(Sadržaj službenog akta)
Ako posebnim propisom nije drukčije određeno, svaki službeni akt organa uprave i stručnih službi mora da sadrži: zaglavlje, naziv i adresu primaoca, kratku sadržinu predmeta, tekst akta, broj protokola, otisak službenog pečata, naziv funkcije i potpis ovlaštenog lica.

Član 6.

(Osnovne i pomoćne knjige)
(1) U okviru kancelarijskog poslovanja organi uprave i stručne službe vode osnovne i pomoćne knjige evidencija o predmetima i aktima iz svoje nadležnosti.
(2) Osnovne knjige evidencija iz stava 1. ovog člana su:
a) upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka,
b) upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka,
c) djelovodnik predmeta i akata,
d) djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu,
e) arhivska knjiga.
(3) Pomoćne knjige evidencija u kancelarijskom poslovanju uređuju se uputstvom o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i stručnim službama, s tim što se tim uputstvom uređuje sadržaj i način vođenja osnovnih knjiga evidencija iz stava 2. ovog člana.
(4) Za pojedine vrste akata vode se evidencije utvrđene posebnim propisom (poslovi katastra, evidencije lica stavljenih pod starateljstvo i dr.).
(5) Ukoliko se akt obrađuje u elektronskom obliku njihovo evidentiranje vrši se u bazi podataka i to na način kojim se osigurava posebno označavanje akata i predmeta.

Član 7.

(Upisnici i djelovodnici)
(1) Upisnici i djelovodnici iz člana 6. stav 2. ove odluke vode se u vidu knjige s tvrdim koricama, koje se sastoje od potrebnog broja tabaka papira propisanog formata.
(2) Naslovna stranica upisnika, odnosno djelovodnika sadrži naziv i godine na koju se upisnik, odnosno djelovodnik odnosi.
(3) Na unutrašnjoj stranici upisnika, odnosno djelovodnika, nalaze se, po pravilu propisana pojašnjenja za njihovo vođenje.
(4) Organi uprave i stručne službe koji u svom radu imaju manji broj predmeta i akata u toku godine, mogu jednu knjigu upisnika, odnosno djelovodnika, voditi za sve predmete i akte svih klasifikacijskih oznaka iz svoje nadležnosti.
(5) Organi uprave i stručne službe koji u svom radu imaju veći broj predmeta i akata, u toku godine, mogu za predmete i akte svake klasifikacijske oznake voditi poseban upisnik, odnosno djelovodnik, o čemu odlučuje rukovodilac organa uprave, odnosno Službe za upravu.

Član 8.

(Upisivanje predmeta)
(1) U upisnik prvostepenih, odnosno drugostepenih predmeta upravnog postupka, upisuju se svi predmeti iz nadležnosti organa uprave, o kojima se rješava u prvostepenom, odnosno drugostepenom upravnom postupku u kojima se predmet završava donošenjem rješenja, odnosno zaključka, a koji se pokreću po zahtjevu stranke, pravnog lica, druge institucije ili po službenoj dužnosti.
(2) U djelovodnik predmeta i akata upisuju se sve vrste predmeta i akata iz nadležnosti organa uprave o kojima se ne rješava u upravnom postupku.
(3) U djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu upisuju se predmeti i akti iz nadležnosti organa uprave koji su od strane izdavača predmeta, odnosno akata, označeni kao povjerljivi ili strogo povjerljivi.
(4) Arhivska knjiga vodi se prema propisu o arhivskoj knjizi iz stava 4. člana 12. ove odluke.

Član 9.

(Razvrstavanje predmeta)
(1) Svi predmeti i akti u kancelarijskom poslovanju iz nadležnosti organa uprave i stručnih službi obavezno se