Na osnovu člana 65 Zakona o papirima od vrijednosti Brčko distrikta Bosne i Hercegovine (Službeni glasnik Brčko distrikta BiH, brojevi: 15/03, 27/04, 42/04 i 28/07), člana 18 Odluke o e-kancelarijskom poslovanju organa javne uprave Brčko distrikta BiH, broj: 02-01.2-001043/10 od 23. 9. 2010. godine, Komisija za papire od vrijednosti Brčko distrikta BiH na 11. (jedanaestoj) sjednici održanoj 25. 1. 2011. godine, donosi

ODLUKU

O KANCELARIJSKOM POSLOVANjU KOMISIJE ZA PAPIRE OD VRIJEDNOSTI BRČKO DISTRIKTA BIH

(Objavljeno u "Sl. glasniku Brčko Distrikta", br. 3 od 11 marta 2011)

DIO PRVI - OSNOVNE ODREDBE

(Predmet)

Član 1

Odlukom o kancelarijskom poslovanju Komisije za papire od vrijednosti Brčko distrikta BiH (u daljnjem tekstu: "Odluka") uređuje se kancelarijsko poslovanje Komisije za papire od vrijednosti Brčko distrikta Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: "Komisija").

(Definicije)

Član 2

Pojedini izrazi koji se koriste u ovoj odluci imaju sljedeće značenje:
a) pisarnica je organizaciona jedinica ili radno mjesto koja obavlja poslove primanja, otvaranja, pregledanja, razvrstavanja i raspoređivanja pošte, klasifikovanje pošte i evidenciju predmeta, dostavu predmeta u rad, otpremanje pošte, razvođenje predmeta, arhiviranje i čuvanje predmeta do predaje nadležnom arhivu;
b) arhiva je sastavni dio pisarnice gdje se čuvaju završeni predmeti i akti, evidencije o aktima, predmetima i zapisima, kao i ostali registraturski materijal do njihove predaje nadležnom arhivu ili uništenja;
c) službeno lice je lice kojem je u Komisiji povjereno obavljanje određenih poslova;
d) pošta je sve što je predmet prijema i otpreme u Komisiji;
e) dokument je svaki podatak, odnosno svaki napisani, umnoženi, nacrtani, slikovni, štampani, snimljeni, magnetni, optički, elektronski ili bilo koji drugi zapis podataka, fizički predmet, saopćenje ili informacija, koji sadržajem i strukturom čini prepoznatljivu jednoobraznu cjelinu povezenih podataka;
f) elektronički dokument je bilo koja vrsta elektroničkog zapisa koji nema svojstva elektroničke isprave;
g) elektronička isprava je isprava uređena u skladu s posebnim propisima;
h) pismeno je podnesak ili akt;
i) podnesak je pismeno kojim stranka pokreće postupak, dopunjuje, mijenja svoj zahtjev, odnosno drugo traženje ili od toga odustaje;
j) akt je pismeno kojim organ odlučuje o predmetu postupka, odgovara na podnesak stranke, određuje, prekida ili završava neku službenu radnju, te obavlja službena dopisivanja sa drugim organima i institucijama, odnosno pravnim licima koja imaju ovlaštenje;
k) prilog je svaki pisani sastav ili slikovni prikaz, kao i fizički predmet koji se prilaže uz podnesak ili akt radi dopune, objašnjenja ili dokazivanja njegovog sadržaja;
l) predmet je skup svih pismena, priloga i drugih dokumenata koji se odnose na isto pitanje ili zadatak ili koji na drugi način čine posebnu cjelinu;
m) dosje je skup predmeta koji se odnose na istu cjelinu, isto lice, organ ili zadatak;
n) fascikl je omot, kutija, sanduk, korice i slično u kojoj je složeno više predmeta ili više dosjea, koji se poslije završenog postupka čuvaju u tim fasciklima;
o) rokovnik predmeta je jedna ili više fascikli ili ormar s pregradom u koji se stavljaju predmeti koji su u postupku;
p) registraturski materijal je izvorni ili reprodukovani materijal, pisani, crtani, filmski i slično, dokumentarni materijal koji je nastao u radu Komisije sve dok se iz njega ne odabere arhivska građa;
lj) arhivska građa je izvorni ili reprodukovani meterijal od trajne vrijednosti značajan za istoriju i druge naučne oblasti, te za druge društvene potrebe, a koji je nastao u radu neke Komisije;
r) brojčana oznaka je identifikacija predmeta i sastoji se od broja predmeta i broja akata,
s) broj predmeta je identifikacija predmeta prema sadržaju, rednom broju predmeta i godini nastanka;
t) broj akta je identifikacija pismena po autoru pismena, rednom broju unutar predmeta i godini nastanka.

(Načela)

Član 3

Osnovna načela kancelarijskog poslovanja su:
a) načelo tačnosti nalaže obavezu da se svaki kancelarijski posao mora obavljati isključivo na način i redoslijedom kako je propisano;
b) načelo ekspeditivnosti nalaže obavezu da svaki posao u kancelarijskom poslovanju mora biti na vrijeme započet i u određenom roku završen;
c) načelo jednostavnosti nalaže da se svaki posao u kancelarijskom poslovanju mora obavljati na najjednostavniji način;
d) načelo jedinstvenosti ili jednoobraznosti nalaže da se kancelarijsko poslovanje u Komisiji obavlja na jedinstven i jednoobrazan način;
e) načelo ekonomičnosti nalaže da se pri izvršenju svake vrste kancelarijskog poslovanja i u svakoj fazi njegovog obavljanja, uz što manje ulaganja sredstava, psihofizičkog napora i za što kraće vrijeme, postigne što bolji rezultat;
f) načelo budnosti nalaže da se kancelarijsko poslovanje organizuje tako da se cjelokupna dokumentacija nalazi i čuva na sigurnom mjestu i da ne dođe u posjed neovlaštenih lica;
g) načelo uljudnosti nalaže da službena lica u komunikaciji sa strankama, u okviru svojih nadležnosti, daju informacije, odlučuju o pravima i interesima pojedinaca i pravnih lica na miran i pristojan način.

(Organizacija pisarnice)

Član 4

U Komisiji pisarnica je organizovana kao radno mjesto.

(Osnovne i pomoćne knjige)

Član 5

(1) U okviru kancelarijskog poslovanja Komisija vodi osnovne i pomoćne knjige evidencija o predmetima iz svoje nadležnosti.
(2) Osnovne knjige evidencija iz stava 1 ovog člana su:
a) upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka, UP-I;
b) djelovodnik predmeta i akata;
c) djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu i
d) arhivska knjiga.
(3) Pomoćne knjige evidencija iz stava 1 ovog člana su:
a) interna dostavna knjiga;
b) knjiga primljenih računa;
c) knjiga za otpremu pošte,
d) knjiga za ličnu poštu
e) knjiga oglasne ploče.
(4) Za pojedine vrste akata vode se posebne knjige evidencije utvrđene posebnim propisima.
(5) Knjige iz stavova 1 i 2 ovog člana vode se klasičnim putem.
(6) Osnovne i pomoćne knjige evidencija u kancelarijskom poslovanju uređuju se uputstvom o kancelarijskom poslovanju Komisije.

(Kancelarijsko poslovanje)

Član 6

(1) Kancelarijsko poslovanje je skup pravila i mjera koje obuhvata sljedeće radnje:
a) prijem, otvaranje, pregledanje, razvrstavanje i raspoređivanje pošte;
b) klasifikovanje pošte i evidencija predmeta;
c) dostava predmeta u rad, lične pošte, službenih glasnika i časopisa, primljenih računa i administrativno-tehnička obrada;
d) rad službenika ovlaštenih za rješavanje predmeta i akata;
e) otpremanje pošte;
f) razvođenje predmeta i akata;
g) arhiviranje i čuvanje predmeta do predaje nadležnom arhivu.