Na osnovu člana 21, Zakona o Vladi Brčko distrikta Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik Brčko distrikta BiH" brojevi: 19/07, 36/07, 38/07, 2/08, 17/08, 23/08 i 14/10), člana 25, Zakona o javnoj upravi Brčko distrikta Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik Brčko distrikta BiH" brojevi: 19/07, 2/08 i 43/08) i člana 18, Zakona o arhivskoj djelatnosti ("Službeni glasnik Brčko distrikta Bosne i Hercegovine" brojevi: 04/04, 19/07, 25/09 i 02/11), šef Odjeljenja za javni registar d o n o s i

JEDINSTVENU METODOLOGIJU

EVIDENTIRANjA PREUZETE ARHIVSKE GRAĐE

(Objavljeno u "Sl. glasniku Brčko Distrikta", br. 48 od 07 decembra 2012)

(Predmet)

Član 1.

Jedinstvenom metodologijom evidentiranja arhivske građe utvrđuju se vrste i način vođenja evidencija u Odjeljenju za javni registar - Službi za arhiv (u daljnjem tekstu: Služba za arhiv).

(Vrste evidencija)

Član 2.

Služba za arhiv vodi sljedeće evidencije:
a) knjigu ulaznog inventara,
b) knjigu inventara za pojedine arhivske fondove i zbirke,
c) vodič kroz Službu za arhiv,
d) knjigu poklona i otkupa,
e) knjigu depozita,
f) knjigu evidencije korisnika arhivske građe,
g) kartoteku depoa,
h) evidencije registraturskog materijala,
i) knjigu evidencije arhivske i registraturske građe koja se nalazi van Službe za arhiv,
j) arhivska knjiga.

(Knjiga ulaznog inventara)

Član 3.

(1) U knjigu ulaznog inventara unose se podaci koji se odnose na:
a) redni broj,
b) broj i datum zapisnika o prijemu,
c) naziv fonda,
d) vremenski raspon,
e) naziv, odnosno ime i prezime lica od koga je ulazni inventar primljen,
f) mjesto gdje je bio smješten ulazni inventar do preuzimanja,
g) količina ulaznog inventara, koja se može označiti kao kutija, svežanj, knjiga ili dokument,
h) vrsta materijala i stepen sređenosti,
i) osnov sticanja ulaznog inventara, npr, otkup, poklon, uz navođenje vrijednosti ulaznog inventara,
j) smještaj fonda u depou,
k) oznaka kategorije fonda i
l) primjedba.

(2) Knjiga ulaznog inventara vodi se na obrascu 1, koji je sastavni dio ove metodologije (ANEKSI.)

(Karton fonda i abecedni indeks)

Član 4.

(1) Uz knjigu ulaznog inventara vodi se karton fonda i abecedni indeks.
(2) U karton fonda unose se sljedeći podaci:
a) redni broj,
b) broj i datum zapisnika o prijemu ili zbirke,
c) od koga je fond ili zbirka preuzeta,
d) sadržaj i količina,
e) vremenski raspon,
f) stepen i način sređenosti,
g) oznaka kategorije fonda ili zbirke,
h) smještaj fonda ili zbirke,
i) primjedbe.
(3) U abecedni indeks unose se sljedeći podaci:
a) redni broj,
b) naziv fonda ili zbirke,
c) vremenski raspon.
(4) Karton fonda vodi se na obrascu broj 2, koji je sastavni dio ove metodologije (ANEKSII.).
(5) Abecedni indeks vodi se na obrascu 3, koji je sastavni dio ove metodologije (ANEKSIII.).

(Knjiga inventara za pojedine arhivske fondove i zbirke)

Član 5.

(1) Služba za arhiv vodi knjigu inventara za pojedine fondove ili zbirke.
(2) U knjigu inventara za pojedine fondove ili zbirke unose se sljedeći podaci:
a) redni broj,
b) identifikacioni broj, koji uključuje oznaku države, oznaku arhiva, oznaku fonda ili zbirke,
c) kategorija fonda ili zbirke,
d) naziv inventarske jedinice ili kratak sadržaj,
e) vremenski raspon ili datum i mjesto postanka inventarske jedinice,
f) broj listova ili spisa koje sadrži inventarska jedinica,
g) datum posljednjeg unosa,
h) napomene koje se odnose na staru signaturu, format, vrstu materijala, uvez, minijature, fizičko stanje i datum provjere fizičkog stanja, bilješku o dokumentarnom materijalu koji nema direktne veze sa sadržajem jedinice i slično.
(3) Knjiga inventara za pojedine fondove ili zbirke vodi se na obrascu broj 4. koji je sastavni dio ove metodologije (ANEKSIV.).

(Vodič kroz Službu za arhiv)

Član 6.

(1) Za potrebe istraživanja vodi se vodič kroz Službu za arhiv.
(2) Vodič se izrađuje posebno za svaki fond ili zbirku, a sadrži sljedeće podatke:
a) podaci o stvaraocu građe:
1) kratak historijat,
2) sadržaj i obim rada,
3) organizaciona struktura stvaraoca i sistem kancelarijskog poslovanja i promjene,
4) prestanak sa radom,
5) ako je riječ o ličnom fondu, navode se osnovni biografski podaci, rad i djelovanje ličnosti, historijski značaj koji je imala u društvu,
6) bibliografija;
b) opći podaci o građi:
1) ukupna količina građe i signatura, ako postoji,
2) glavne serije, koje uključuju naziv, vremenski raspon i količinu,
3) stepen sređenosti, sa oznakom: sređeno, djelimično sređeno, sređivanje u toku uz navođenje sređenih serija, nesređeno, rasuto,
4) sistem sređivanja građe, koji se označava kao: hronološki, predmetno, registraturski, prema korespondentima itd,
5) da li je vršeno izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala,
6) navođenje dijelova građe koji se nalaze kod drugih imalaca,
7) napomena ukoliko je građa u cjelini ili djelimično pisana na stranom jeziku,
8) dostupnost građe istraživačima,
9) pomoćne registraturske knjige kao što su protokoli, registri itd,
10) da li je građa mikrofilmovana ili skenirana,
11) da li je građa korištena u naučnoistraživačke svrhe, da li je djelimično ili u cjelini objavljena,
12) bibliografski podaci;
c) osnovni sadržaj građe, koji obuhvata opće sumarne podatke o građi i sadržaju dokumenata,

(Knjiga poklona i otkupa)

Član 7.

(1) Služba za arhiv vodi knjigu poklona i otkupa u koju se unose sljedeći podaci:
a) redni broj,
b) broj i datum zapisnika o poklonu ili otkupu,
c) naziv fonda ili zbirke,
d) vremenski raspon,
e) od koga je primljeno ili otkupljeno,
f) raniji smještaj fonda ili zbirke,
g) količina,
h) vrsta materijala i stepen sređenosti,
i) otkupna cijena,
j) smještaj fonda ili zbirke,
k) primjedbe.
(2) Knjiga poklona i otkupa vodi se na obrascu 5. koji je sastavni dio ove metodologije (ANEKSV.).

(Knjiga depozita)

Član 8.

(1) Služba za arhiv vodi knjigu depozita za deponovanu arhivsku građu.
(2) U knjigu depozita unose se sljedeći podaci:
a) redni broj,
b) broj zapisnika o deponovanju,
c) prezime i ime, odnosno naziv deponenta,
d) zanimanje, odnosno djelatnost i adresa deponenta,
e) naziv i sjedište stvaraoca, sadržaj depozita, vremenski raspon građe i količina,
f) smještaj,
g) datum deponovanja,
h) vrijeme čuvanja i
i) bilješke.
(3) Uz knjigu depozita vodi se zbirka isprava koje se odnose na deponovanu arhivsku građu.
(4) Knjiga depozita vodi se na obrascu 6. koji je sastavni dio ove metodologije (ANEKSVI.).

(Knjiga evidencije korisnika arhivske građe)

Član 9.

(1) U knjigu evidencije korisnika arhivske građe unose se sljedeći podaci:
a) redni broj,
b) datum zahtjeva za istraživanje,
c) datum i broj odobrenja za istraživanje,
d) ime i prezime,
e) broj identifikacionog dokumenta,
f) adresa,
g) državljanstvo,
h) profesija,
i) zaposlenje,
j) svrha istraživanja,
k) naziv teme,
l) signatura,
m) broj arhivske jedinice,
n) datum korištenja,
o) datum vraćanja,
p) naručene usluge,
q) datum prijema štampanog teksta istraživanja.
(2) Služba za arhiv vodi evidenciju korisnika arhivske građe na obrascu broj 7. koji je sastavni dio ove metodologije (ANEKSVII.).

(Kartoteka depoa)

Član 10.

(1) Služba za arhiv vodi kartoteku depoa, koja predstavlja evidenciju smještaja arhivskih fondova i zbirki u depoima.
(2) Evidencija iz stava (1) ovog člana sadrži sljedeće podatke:
a) naziv arhivskog fonda