Na osnovu člana 19. Zakona o javnoj upravi Brčko distrikta Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik Brčko distrikta BiH, brojevi: 19/0, 2/08 i 43/08), a u skladu s članom 1. stav (2) Zakona o javnim nabavkama Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik Bosne i Hercegovine", brojevi: 49/04, 19/05, 52/05, 8/06, 24/06, 70/06, 12/09 i 60/10) i članom 2. Uputstva o primjeni Zakona o javnim nabavkama BiH ("Službeni glasnik BiH", broj 3/05) gradonačelnik Brčko distrikta BiH donosi

INSTRUKCIJU

O POSTUPKU NABAVKE ROBA, OBAVLjANjU USLUGA I USTUPANjU RADOVA U BRČKO DISTRIKTU BOSNE I HERCEGOVINE

(Objavljeno u "Sl. glasnik brčko distrikta", br. 4 od 07 marta 2013, 9/13, 29/13)

DIO PRVI - OSNOVNE ODREDBE

(Predmet)

Član 1.

Ovom instrukcijom razrađuje se primjena Zakona o javnim nabavkama Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: ZJN) i Uputstva o primjeni Zakona o javnim nabavkama Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Uputstvo).

(Cilj)

Član 2.

Cilj donošenja ove instrukcije je utvrđivanje načina postupanja za sve postupke nabavke za sve institucije koje se finansiraju iz budžeta Brčko distrikta Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Distrikta) u skladu sa ZJN, Uputstvom i aktima Agencije za javne nabavke BiH.

DIO DRUGI - GLAVNI DIO

POGLAVLjEI. OPĆE ODREDBE

(Primjena)

Član 3.

(1) Odredbe ove instrukcije odnose se na nabavku roba, obavljanje usluga i ustupanje radova.
(2) Postupci nabavke definisani ZJN, Uputstvom i ovom instrukcijom primjenjuju se za nabavke roba, obavljanje usluga i ustupanje radova u Distriktu za:
a) odjeljenja Vlade Brčko distrikta Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: odjeljenja), Ured za upravljanje javnom imovinom, Direkciju za finansije (u daljnjem tekstu: Direkcija), Ured koordinatora Brčko distrikta BiH u Vijeću ministara BiH (u daljnjem tekstu: organi uprave);
b) Skupštinu Brčko distrikta Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Skupština), Osnovni sud Brčko distrikta Bosne i Hercegovine, Apelacioni sud Brčko distrikta Bosne i Hercegovine, Tužilaštvo Brčko distrikta Bosne i Hercegovine, Pravosudnu komisiju Brčko distrikta Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu:_Pravosuđe), Pravobranilaštvo Brčko distrikta Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Pravobranilaštvo), Policiju Brčko distrikta Bosne i Hercegovine i druge institucije koje se finansiraju iz budžeta Distrikta (u daljnjem tekstu: institucije Distrikta).
(3) Ugovorni organ u smislu odredbi ZJN, Uputstva i ove instrukcije, a u skladu s odredbama člana 5. Statuta Brčko distrikta Bosne i Hercegovine, jeste Distrikt.

(Centralizovana nabavka u Distriktu)

Član 4.

(1) U Distriktu se uspostavlja centralizovani sistem nabavke kojim se:
a) uvodi efikasan postupak nabavke roba, obavljanju usluga i ustupanju radova po najpovoljnijoj cijeni, koja bi odgovarala namjeni i imala potreban kvalitet;
b) vrši finansijska kontrola nad nabavkom;
c) definišu ovlaštenja svih učesnika u postupku nabavke.
(2) Centralizovanu nabavku vrši Odjeljenje za stručne i administrativne poslove, Pododjeljenje za javne nabavke (u daljnjem tekstu: Pododjeljenje).
(3) Centralizovana nabavka se provodi kao:
a) pojedinačna nabavka, kada organ uprave podnosi pojedinačan zahtjev za nabavku, koji kao takav ide u daljnju proceduru nabavke;
b) objedinjena nabavka, kada više organa uprave i institucija vrši šestomjesečne ili godišnje nabavke, za nabavke koje se mogu objediniti, kao što su:
1) nabavka kancelarijskog materijala,
2) nabavka kompjuterske opreme, kao npr. hardver, zajednički softver, toneri, ketridži i slično,
3) redovni servisi vozila, osim specijalnih vozila,
4) nabavka energenata,
5) druge nabavke za koje je više organa uprave i institucija Distrikta iskazalo potrebu, a koje se po ocjeni Pododjeljenja mogu objediniti.
(4) Izuzetak od centralizovanog sistema nabavke su nabavke u vrijednosti do 6.000,00 KM.

(Objedinjene nabavke)

Član 5.

(1) Na osnovu plana nabavke Pododjeljenje traži podatke od organa uprave i institucija s ciljem provođenja objedinjene nabavke.
(2) Ukoliko organi uprave i institucije Distrikta ne dostave zahtjev za objedinjenu nabavku u roku koji utvrdi Pododjeljenje, smatra se da nemaju potrebu za ovom vrstom nabavke.
(3) U slučaju iz stav (2) ovog člana, Pododjeljenje, organ uprave ili institucija može pokrenuti i pojedinačnu nabavku, ali isključivo putem otvorenog postupka, bez obzira na procijenjenu vrijednost nabavke.
(4) Odjeljenja i druge institucije Distrikta dužni su, na zahtjev Pododjeljenja, dostaviti zahtjev za objavu obavještenja o nabavci s tehničkim specifikacijama radi provođenja objedinjene nabavke.
(5) Standardnu tendersku dokumentaciju za objedinjene nabavke priprema Pododjeljenje, na osnovu podataka iz stava (4) ovog člana.
(6) Pododjeljenje definiše kvalifikacione kriterije u skladu s članom 23. i 24. ZJN, kriterije za dodjelu ugovora, kao i druge bitne elemente ugovora npr. način plaćanja i slično.
(7) Tehničke specifikacije za:
a) servisiranje vozila priprema Odjeljenje za javne poslove, osim specijalnih vatrogasnih vozila za koje tehničke specifikacije izrađuje osposobljeni - certificirani službenik iz Odjeljenja za javnu sigurnost, Pododjeljenja za zaštitu i spašavanje;
b) za nabavku hardvera i zajedničkog softvera izrađuje Odjeljenje za stručne i administrativne poslove, Pododjeljenje za informatiku (u daljnjem tekstu: Pododjeljenje za informatiku), osim za Stručnu službu Skupštine i Pravosudnu komisiju Brčko distrikta Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Pravosudna komisija);
c) za servisiranje kompjutera, štampača, faksa i kopir-aparata izrađuje Sektor za informacione tehnologije, osim za Stručnu službu Skupštine i Pravosudnu komisiju.
(8) Troškove objavljivanja obavještenja o nabavci, dodjeli ugovora ili poništenju postupka nabavke treba da u budžetu za narednu godinu planira organ uprave i institucija koja pokreće postupak javne nabavke.
(9) Organ uprave i institucija Distrikta otvara nalog za nabavku.

(Dužnosti rukovodioca organa uprave i institucija Distrikta)

Član 6.

(1) Rukovodilac organa uprave i rukovodilac institucija Distrikta dužan je:
a) pokrenuti blagovremeno nabavke nužne za efikasan rad tog organa u skladu s planiranim sredstvima u budžetu Distrikta;
b) sačiniti plan nabavki za narednu budžetsku godinu i dostaviti ga Pododjeljenju u roku od 15 dana od dana usvajanja budžeta za tu godinu;
c) voditi računa o pravilnom i svrsishodnom trošenju planiranih budžetskih sredstava namijenjenih za nabavke;
d) predložiti članove komisija za nabavke, u skladu sa članom 15. ove instrukcije,
e) vršiti procjenu vrijednosti predmeta ugovora u skladu sa ZJN i Uputstvom,
f) organizovati izradu tehničkih specifikacija, standardnih tenderskih dokumentacija,
g) sačinjavati izvještaje o izvršenim nabavkama u odnosu na planirana sredstva u budžetu u skladu sa Zakonom o budžetu Brčko distrikta Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Zakon o budžetu) i Zakonom o izvršenju budžeta Brčko distrikta BiH za određenu godinu;
h) predložiti dva člana komisije za prigovore;
i) predložiti članove konkursne komisije za izradu idejnog rješenja;
j) voditi računa o kompletnosti zahtjeva za nabavku i osiguravanje sredstava za nabavku;
k) imenovati:
1) lica za prijem roba,
2) lica za praćenje izvršenja usluga;
l) predložiti lica za vršenje nadzora nad izvođenjem radova;
m) pratiti realizaciju ugovora;
n) dostavljati Direkciji potpisane fakture, privremene ili okončane situacije, koje je potpisao nadzorni organ, a uz avansnu ili prvu privremenu situaciju dostavljati i kopiju odluke o dodjeli ugovora i kopiju ugovora;
o) pripremiti nacrte ugovora koji čini sastavni dio tenderske dokumentacije i dostaviti ga elektronskim putem Pododjeljenju, radi omogućavanja ugovaranja nabavke koja zadovoljava potrebe organa uprave i institucija;
p) realizovati direktni sporazum, u skladu sa ZJN i Internim pravilnikom o postupku direktnog sporazuma za nabavku roba, usluga i radova za ugovorni organ Distrikt;
q) izvršiti sve potrebne predradnje, prije podnošenja zahtjeva za nabavku, u vezi s osiguranjem potrebne dokumentacije i ispunjenja zakonskih preduslova za realizaciju projekta;
r) dostaviti elemente za izradu obavještenja o nabavci Pododjeljenju, na obrascu koji je sastavni dio ove instrukcije;
s) voditi evidencije zahtjeva za nabavku i naloga za nabavku;
t) pratiti stanje neriješenih i pokrenutih zahtjeva za nabavku;
u) osiguravati sve potrebne dodatne informacije neophodne za dodjelu ugovora;
v) sarađivati s drugim organima uprave i institucijama Distrikta, po potrebi;
w) potvrđivati ispunjenost uslova iz člana 11. ZJN za provođenje pregovaračkog postupka,