Na osnovu člana 23. stavovi 2. i 3. Zakona o nestalim osobama ("Službeni glasnik BiH", broj 50/04) i čl. 18. i 36. Statuta Instituta za nestale osobe Bosne i Hercegovine, broj 01-40-UO-122/07 od 02.08.2007. godine, Upravni odbor Instituta za nestale osobe Bosne i Hercegovine, uz saglasnost osnivača, na 28. sjednici održanoj 5. decembra 2008. godine donio je
PRAVILNIK
O CENTRALNOJ EVIDENCIJI NESTALIH OSOBA BOSNE I HERCEGOVINE
(Objavljeno u "Sl. glasnik BiH", br. 80 od 13 oktobra 2009)
I - OSNOVNE ODREDBE
(Predmet Pravilnika)
Član 1.
Pravilnikom o Centralnoj evidenciji nestalih osoba Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Pravilnik) uređuju pravila i način upravljanja evidencijom, unos, obrada, i verifikacija, korištenje i pristup informacijama, kao i druga pitanja vezana za funkcioniranje Centralne evidencije nestalih osoba u Bosni i Hercegovini (u daljnjem tekstu: CEN BiH)
(Pravila postupka)
Član 2.
Pravila za uspostavljanje CEN BiH su:
a) zabrana diskriminacije - uspostavljanje CEN BiH pod jednakim uvjetima, nezavisno o tomu da li je nestala osoba bila pripadnik oružanih snaga ili civil, bez bilo kojeg vida diskriminacije uključujući pol, rasu, boju kože, jezik, vjeroispovjest, političke i druge stavove, nacionalno i socijalno porijeklo, pripadnost nacionalnoj manjini, imovinski status, dob, mentalnu ili fizičku invalidnost, status koji se stiče rođenjem ili neki drugi status;
b) obaveza postupanja po osnovu podnesene prijave za traženje nestale osobe;
c) zaštita i povjerljivost podataka koji se odnose na zaštitu određenih ličnih podataka o nestaloj osobi i njenoj porodici, a koji mogu ugroziti privatnost porodice nestale osobe;
d) pretpostavljena saglasnost davaoca podataka kojom davalac podataka daje svoj pristanak da se određeni lični podaci o nestaloj osobi obrađuju kao i podaci o srodniku koji su potrebni za identifikaciju nestale osobe;
e) prikupljanje svih raspoloživih podataka uz obavezno traženje minimuma podataka koji podrazumijevaju ime i prezime osobe, ime jednog roditelja, mjesto i datum rođenja, odnosno samo godinu rođenja, pretpostavljeno mjesto i datum, odnosno godinu i okolnosti nestanka;
f) poštivanje principa razmjene podataka po službenoj dužnosti, primjenjujući proceduru obaveznog evidentiranja izvora i korisnika podataka sa navođenjem razloga za korištenje i/ili javno prezentiranje podataka o nestalim osobama.
(Principi prikupljanja podataka)
Član 3.
Podaci o nestalim osobama i drugi podaci relevantni za CEN BiH bit će:
a) prikupljeni i obrađeni na način predviđen članom 2. ovog Pravilnika;
b) čuvani u svrhu određenu zakonom i neće se koristiti na način koji nije u skladu sa tom svrhom;
c) tačni i ažurirani.
(Definicije)
Član 4.
(1) Centralna evidencija nestalih osoba - Centralna evidencija nestalih osoba u Bosni i Hercegovini je kompletirana i verificirana zbirka pojedinačnih evidencija o nestalim osobama koja uključuje relevantne podatke o identitetu nestale osobe, datumu, mjestu i okolnostima nestanka kao i druge informacije koje su važne za utvrđivanje identiteta i traženje nestale osobe, sačinjena na osnovu evidencija nestalih osoba koje su se vodile ili se i dalje vode na lokalnim i entitetskim nivoima, kod udruženja porodica nestalih osoba, drugih udruženja građana i kod Službe traženja Društva Crvenog križa/krsta Bosne i Hercegovine, u skladu sa njihovim mandatom, uključujući i podatke koji se vode o nestalim osobama u okviru međunarodnih organizacija koje djeluju u skladu sa svojim mandatom na osnovu sporazuma koji sa njima zaključuje Institut za nestale osobe Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: Institut).
(2) #Ante mortem$ podaci - su podaci o osobama koje su nestale kao posljedica oružanog sukoba u Bosni i Hercegovini, koje je Institut preuzeo od Međunarodnog komiteta Crvenog križa.
(3) Nestala osoba - je osoba o kojoj porodica nema nikakvih vijesti i/ili je prijavljena na osnovu pouzdanih informacija kao nestala osoba usljed oružanog sukoba koji se dogodio na teritoriji bivše SFRJ, u periodu od 30. aprila 1991. do 14. febuara 1996. godine.
(4) Član porodice nestale osobe - je dijete rođeno u braku ili van braka, usvojeno dijete, kao i pastorče koje je nestala osoba izdržavala, bračni ili vanbračni partner, roditelji (očuh, maćeha), usvojitelj, sestra i brat nestale osobe koje je nestala osoba izdržavala.
(5) Minimum podataka - podrazumijeva podatke o imenu i prezimenu osobe, imenu jednog roditelja, mjestu i datumu rođenja, odnosno samo godini rođenja, pretpostavljenom mjestu i datumu, odnosno godini nestanka i okolnostima nestanka.
(6) Pouzdana informacija - je takva informacija iz koje se osnovano može zaključiti da je određena osoba nestala.
(7) Verifikacija - podrazumijeva postupak provjere vjerodostojnosti podnesene prijave o nestanku osobe ili uzimanje nove izjave ili identifikaciju, odnosno provjeru identiteta nestale osobe u okviru svih poznatih službenih evidencija koje su se vodile ili se vode u Bosni i Hercegovini.
(8) Obrada ličnih podataka nestalih osoba - podrazumijeva svaku radnju ili skup radnji koje se vrše nad podacima, kao što su radnje prikupljanja, unošenja, organiziranja, pohranjivanja, prerađivanja ili izmjene, korištenja, razmjene ili na drugi način omogućavanja pristupa podacima, uključujući grupisanje, kombinovanje i blokiranje podataka.
(9) Kontrolor podataka - u smislu ovog Pravilnika Institut se smatra kontrolorom podataka.
(10) Obrađivač - je svaki zaposlenik Sektora za CEN BiH koji obrađuje lične podatke nestalih osoba u ime i za potrebe Instituta kao kontrolora podataka;
(11) Saglasnost davatelja podataka u smislu ovog Pravilnika smatra se saglasnost člana porodice nestale osobe da se njegovi lični i drugi podaci kao i podaci o nestaloj osobi imaju smatrati dobrovoljno datim i mogu se obrađivati.
(12) Postupak odbijanja netačne prijave - odbijanje netačne prijave podrazumijeva dostavljanje službene obavijesti koja sadrži obrazloženje razloga za odbijanje verifikacije prijave nestanka za neku osobu od strane Komisije za verifikaciju.
(13) Identificirana nestala osoba - je osoba za koju se u okviru procesa identifikacije pouzdano utvrdi da pronađeni posmrtni ostaci odgovaraju određenoj osobi u fizičkim ili naslijeđenim ili biološkim karakteristikama ili se nestala osoba pojavi živa.
(14) Nadležna institucija za traženje nestalih osoba - je svaka organizacija ili institucija, domaća ili međunarodna, koja ima utvrđen mandat, odnosno nadležnost za traženje nestalih osoba u/iz Bosne i Hercegovine, u skladu s važećim propisima Bosne i Hercegovine i međunarodnim ugovorima.
(15) Pristup podacima podrazumijeva svaku radnju koja trećoj osobi omogućava uvid u podatke koji će se koristiti u skladu sa ovim Pravilnikom
II - OBRADA I VERIFIKACIJA PODATAKA
Odjeljak A - Obrada podataka
(Svrha obrade podataka)
Član 5.
Lični podaci nestale osobe kao i drugi podaci relevantni za utvrđivanje identiteta nestale osobe iz prijave nestanka koju je član porodice podnio nadležnom organu, Međunarodnom komitetu Crvenog križa/krsta ili drugoj organizaciji koja se bavi ili se bavila pitanjem nestalih osoba, obrađivati će se isključivo u svrhu:
a) traženja i identifikacije nestale osobe,
b) ostvarenja materijalnih i drugih prava članova porodice nestale osobe,
c) izvršenja zakonske obaveze Instituta kao kontrolora podataka,
d) te u druge zakonom dozvoljene svrhe.
Odjeljak B - Prijava za traženje nestale osobe
(Podnošenje prijave)
Član 6.
(1) Prijava za traženje nestale osobe podnosi se Institutu na propisanom obrascu koji je sastavni dio ovog Pravilnika (obrazac O-1).
(2) Sve prijave o nestanku bilo koje osobe, podnesene do uspostave Centralne evidencije nestalih osoba, pod uvjetom da sadrže minimum potrebnih podataka, smatrat će se odgovarajućim i podnesenim u skladu sa Zakonom o nestalim osobama.
(Podnosilac prijave)
Član 7.
(1) Prijavu za nestalog državljanina Bosne i Hercegovine može podnijeti bilo koji član porodice nestale osobe, kao i druge osobe ili institucije ukoliko mogu prezentirati minimum podataka o nestaloj osobi.
(2) Prijavu za traženje stranih državljana, mogu podnijeti i strani državljani pod istim uvjetima kao i državljani Bosne i Hercegovine, ako nestala osoba:
a) nije imala državljanstvo Bosne i Hercegovine, ali je imala prijavljeno, boravište/prebivalište na teritoriji Bosne i Hercegovine;
b) nije imala prijavljeno boravište/prebivalište na teritoriji Bosne i Hercegovine, ako podnositelj može pružiti pouzdane informacije da se nestanak desio na teritoriji Bosne i Hercegovine.
(Odbacivanje prijave)
Član 8.
Prijava za traženje osobe koja je nestala prije 30. 04. 1991. godine i poslije 14. 02. 1996. godine, će biti Zaključkom Instituta odbačena kao nedozvoljena.
(Dopuna prijave)
Član 9.
U slučaju kada ne postoji minimum potrebnih podataka, a radi se o prijavi nestale osobe prije uspostave Instituta, osoba koja je podnijela prijavu bit će kontaktirana od strane INO BiH radi osiguravanja dodatnih informacija.
Odjeljak C - Unos podataka
(Unos podataka)
Član 10.
(1) U CEN BiH unose se verifikovani podaci i podaci iz novih prijava za traženje nestalih osoba.
(2) Verifikovanini podaci se unose nakon okončanja postupka verifikacije od strane Komisije za verifikaciju podataka.
(3) Unos podataka iz novih prijava za traženje nestalih osoba se vrši nakon što se utvrdi postojanje i vjerodostojnost minimuma podataka.
(4) Vjerodostojnost minimuma podataka vrši se upoređivanjem podataka iz prijave sa službenim evidencijama koji vode nadležni organi.
(Osobe ovlaštene za unos)
Član 11.
Unos, provjeru i ažuriranje podataka u CEN BiH vrši ovlašteni uposlenik Instituta - stručni saradnik za analitiku.
Odjeljak D - Verifikacija
(Predmet verifikacije)
Član 12.
Predmet verifikacije su svi raspoloživi podaci iz postojećih evidencija o nestalim osobama, kao i novi podaci o nestalim osobama koji se prikupljaju u CEN BiH.
(Cilj verifikacije)
Član 13.
Cilj verifikacije je provjera i utvrđivanje tačnosti i vjerodostojnosti podataka u postojećim evidencijama nestalih osoba kao i podataka iz novih prijava za traženje nestalih osoba.
(Izvori podataka i stanje evidencija)
Član 14.
(1) Kao polazna osnova za verifikaciju podataka koriste se postojeće baze podataka (primarne evidencije) preuzete od Federalne komisije za nestale osobe, Kancelarije za traženje zarobljenih i nestalih lica Republike Srpske, Međunarodne komisije za nestale osobe (ICMP) i Međunarodnog komiteta crvenog križa/krsta (ICRC) .
(2) U svrhu provjere i verifikacije podataka dobijenih iz primarnih evidencija, koristit će se i službene evidencije koje su se vodile ili se vode u Bosni i Hercegovini, kao što su primjera radi: matične knjige rođenih i umrlih, evidencija o jedinstvenim matičnim brojevima, evidencija o prijavi prebivališta i boravišta, putnih isprava te druge službene evidencije.
(3) Kao referentni (konsultativni) izvori informacija, mogu poslužiti osim primarnih i druge evidencije kao što su evidencije udruženja porodica nestalih osoba, nevladinih organizacija i druge.
(4) Dokumentacija i arhivska građa primarne evidencije čine osnovu dokumentacijske građe za potrebe CEN BiH.
(Nadležni organ za verifikaciju)
Član 15.
(1) Postupak verifikacije će provoditi Komisija za verifikaciju podataka (u daljnjem tekstu: Komisija), koju imenuje Kolegij direktora Instituta (u daljnjem tekstu: Kolegij), uvažavajući princip jednake nacionalne zastupljenosti.
(2) Komisija za verifikaciju podataka ima status stalnog tijela Instituta i broji najmanje tri člana, uposlenika Instituta.
(3) Kolegiji direktora će imenovati zamjenike članova Komisije koji će obavljati dužnost člana Komisije u slučaju spriječenosti ili odsustva sa posla redovnog člana Komisije.
(Donošenje odluke o verifikaciji)
Član 16.
(1) Komisija će odluke o verifikaciji podataka donositi konsenzusom.
(2) Ukoliko odluku o verifikaciji nije moguće donijeti konsenzusom, slučaj se upućuje Kolegiju na razmatranje i donošenje konačne odluke o verifikaciji.
(3) Odluka Kolegija je konačna.
(4) Ukoliko Kolegij u roku od 30 dana od dana dostavljanja obavijesti od strane Komisije ne donese odluku o verifikaciji, smatrat će se da odluka nije verificirana.
(Procedura verifikacije)
Član 17.
(1) Procedura verifikacije započinje međusobnom uporedbom postojećih podataka iz primarnih evidencija, koje su definisane u članu 14. stav 1. ovog Pravilnika.
(2) Nakon što članovi Komisije izvrše usporedbu podataka iz stava 1. ovog člana paralelnim uvidom u istu vrstu podataka u svim primarnim evidencijama, dobijeni podaci objedinjavaju se u jedinstveni dosije koji se formira za svaku nestalu osobu i kao takav se čuva u CEN BiH.
(3) Podaci iz svakog pojedinačnog dosijea nestale osobe iz primarne evidencije za koje se provjerom iz stava 2. ovog člana utvrdi da su podudarni, smatrat će se verifikovanim.
(4) Komisija će nakon izvršene verifikacije podataka iz dosijea dodijeliti nestaloj odnosno identificira